Місія ролі

Забезпечувати безперебійну адміністративну та організаційну підтримку CEO та команди менеджменту.
Створити і підтримувати ефективну офісну інфраструктуру, комунікаційні інструменти та адміністративні процеси, які допомагають компанії працювати злагоджено й комфортно.

Основні обов’язки

1. Першочергові завдання (0–6 місяців)

Координація закупівель телефонів, ноутбуків та ІТ-обладнання для керівництва і ключових співробітників.
Укладання договорів із провайдерами мобільного зв’язку та інтернету.
Підтримка CEO у питаннях подорожей, планування зустрічей і щоденних організаційних справ.
Налагодження базової офісної інфраструктури (постачання, переговорні кімнати, доступ відвідувачів).

2. Поточна адміністративна підтримка

Управління календарем CEO, координація внутрішніх і зовнішніх зустрічей.
Підготовка та оформлення листів, презентацій і звітів.
Організація логістики для відвідувачів, делегацій і внутрішніх подій.
Контроль витрат і допомога фінансовій команді в обробці рахунків.

3. Координація між командами

Бути основною контактною особою для адміністративних запитів від менеджерів.
Забезпечувати ефективну комунікацію між офісом та виробничими/операційними командами.
Підтримувати процес онбордингу нових співробітників (робочі місця, доступи, ІТ-запити).

Профіль кандидата

Освіта: адміністративна або комерційна.

Досвід:

Від 2 років на позиції адміністративного асистента, executive assistant або офіс-координатора.
Досвід у закупівлях або роботі з постачальниками (телеком, ІТ, офісні послуги).

Навички:

Висока організованість і здатність ефективно працювати з кількома пріоритетами одночасно.
Володіння MS Office / Google Workspace; досвід роботи з ERP або HRIS буде перевагою.
Відмінні комунікативні навички англійською (B2–C1) та обов’язкове володіння данською (B2–C1).
Надійність, уважність до деталей і сервісне мислення.

Очікувані результати (перші 12 місяців)

Повністю впроваджена й стабільно працююча ІТ-інфраструктура (телефони, ноутбуки, доступи).
Підписані та підтримувані контракти з постачальниками телекомунікаційних і ІТ-послуг.
Адміністративні процеси в офісі CEO працюють чітко, без затримок.
Позитивний зворотний зв’язок від менеджерів (85%+ задоволеності) щодо якості адміністративної підтримки.
Реалізовано щонайменше 3 покращення в офісних процесах (наприклад, швидше бронювання подорожей, автоматизація звітності).

Цінності компанії

Проактивність: діє на випередження, не чекає вказівок.
Постійний розвиток: швидко опановує нові інструменти та робочі процеси.
Динамічність: комфортно почувається в середовищі, де багато процесів створюються вперше.
Амбасадорство: професійно представляє компанію у взаємодії з постачальниками та партнерами.
Людяність і партнерство: доброзичлива, відкрита й підтримувальна взаємодія з командою менеджменту.

Підпорядкування

Позиція напряму підзвітна CEO.
Забезпечує міжфункціональну підтримку команд Finance, HR та Operations.

Administrative Assistant