Для чего нужен дедлайн и при чем тут продуктивность работы?

Впервые термин "дедлайн" появился в Америке в середине 19 века и буквально означал "расстрельную линию". Речь шла о земляном рве по периметру американских тюрем, пересечение которой означало попытку побега и смерть на месте для заключенных. 

"Все течет, все изменяется" — говорил Овидий и не ошибся. Прошло два века, и дедлайн превратился в абстрактную линию крайнего срока выполнения задач, после которой наступает разве что моральный расстрел. 

Зачем нужен дедлайн и как научиться работать с горящими сроками и не впадать в отчаяние — разбираемся. 

6 аргументов "за" работу по дедлайнам 

Эффективность и приоритеты. Группа ученых Массачусетского технологического института провела исследование и выяснила: даже самые эффективные люди переживают этап борьбы со сроками. Наличие горящего дедлайна не просто мотивирует человека работать быстрее, но и достигать лучших результатов.

В два этапа были проведены эксперименты с тремя разными группами студентов. Одна группа была вынуждена работать в жестких сроках, у второй была возможность обозначить гибкий дедлайн в рамках предложенного таймфрейма, а третья не была ограничена во времени. В обоих тестах результат был одинаковый: группа с жестким таймингом сдавала наиболее качественные работы,сама оценивала свои трудозатраты и расстановку приоритетов положительно. Студенты, которые не были ограничены временными рамками, в обоих экспериментах провалились.

Мотивация. По данным ученых из США, 15-20% людей хронически страдают от прокрастинации — оттягивания выполнения задачи до крайнего срока.

Наличие четко определенной даты выполнения задачи мотивируют выполнить ее вовремя. Если крайний срок не установлен, прямой стимул для выполнения задачи до определенного момента времени отсутствует — соответственно, она займет больше времени, чем могла бы. Понимание, что такое дедлайн в работе, помогает поддерживать должный уровень самодисциплины.

Как ни странно, дедлайн — это один из лучших способов побороть желание отложить "на потом". С маленькой оговоркой: для этого выполнение задачи нужно разбить на небольшие цели и подзадачи, и распланировать уже их в своем календаре. Тогда в игру вступает особенность человеческой психики, которая в психологии носит название "эффект Зейгарник". Это такое состояние, когда человек уже не может бросить начатое на полпути — даже выпустить из фокуса внимания и мыслей. 

Никто не любит переживать неприятные мысли из-за страха не уложиться в дедлайн. Накопление маленьких успехов в виде закрытых подзадач мотивируют и помогает двигаться дальше.

Борьба с перфекционизмом. Времена, когда перфекционизм считался преимуществом сотрудника, потихоньку отходят в прошлое. Все чаще психологи относят перфекционизм к одному из видов когнитивных искажений.

Люди с такой проблемой чаще всего сталкиваются с двумя сложностями: желание сделать идеально — но никогда, и попытки переделывать работу до достижения нереального идеала. В отсутствие крайних сроков можно потратить слишком много времени на один или несколько аспектов задачи. Хоть поддержание высоких стандартов и важно, постановка сроков помогает избежать чрезмерного и малоэффективного процесса бесконечного анализа работы. 

Дедлайн заставляет перфекционистов вспомнить, что лучшее — враг хорошего, остановиться в бесконечной гонке и закончить работу в срок.

Раскачка креативности. Страх белого листа знаком любому человеку, который хоть раз в жизни начинал что-то с нуля. Психиатр Эдмунд Берглер более двадцати лет изучал  проблему и пришел к выводу, что, фактически, это блокировка ряда когнитивных способностей человека и паралич креативности.

Сжатые сроки часто требуют творческих решений для выполнения необходимых задач. Люди, как правило, с большей вероятностью будут творческими, когда обстоятельства заставляют их это сделать. Соответственно, крайний срок поможет человеку или команде полностью раскрыть свой творческий потенциал.

Дедлайн не оставляет времени на то, чтобы вздыхать над белым листом и заставляет начать делать хоть что-то. 

Расстановка приоритетов. Дедлайны — это практический способ помочь распределить задачи по важности. Учитывая, что время ограничено и есть несколько вариантов, как его потратить, распределение задач по времени и важности поможет быть более продуктивным.

Ограничение сроков во времени позволяет удобнее привязывать их к графику,  лучше понимать приоритетность задач и делает их более конкретными. 

Постановка целей. Создавая крайний срок, важно определиться с временем, отведенным на выполнение каждой конкретной задачи. Это заставляет провести декомпозицию, тщательно рассмотреть все шаги, которые нужны для реализации задуманного, и корректно запланировать время.  Пройдя через этот мыслительный процесс, вы, скорее всего, получите более четкое представление о своих целях и о том, что нужно для их достижения.

Негативные стороны дедлайнов

По данным Academy of Management Review, многих людей поставленные сроки не мотивируют и даже повергают в депрессию. Видя большой объем задач, пусть даже и распределенный по времени и разбитый на подпроекты, такие сотрудники испытывают стресс и не чувствуют в себе сил взяться за работу с дедлайнами. Минимум 30% таких случаев связаны с хроническим перегрузом человека и сигнализируют о выгорании. Примерно в 10% ситуаций дедлайны проставлены некорректно и шансов успеть реализовать задуманное в срок практически нет.

Психолог Габриэла М. Джига-Бой из Университета Суонси в Уэльсе выяснила, что дедлайны искажают ориентацию во времени и влияют на представление человека о ближайшем будущем. В ходе экспериментов добровольцев попросили представить, что 28 мероприятий произойдут в определенные моменты в будущем, не прикрепляя события к каким-либо точным датам. Некоторые из этих мероприятий были довольно легкими, например, получение билетов на концерт, в то время как другие были сложными и трудными — например, планирование свадьбы. Затем участников попросили оценить, сколько работы потребует от каждого из этих мероприятий и уточнить, как скоро настанет день мероприятия? Задачи, которые добровольцы считали сложными и трудными — например, планирование свадьбы или сложного отпуска — казались более отдаленными, чем мероприятия попроще. 

Как правильно ставить дедлайны

Мы проанализировали научную статистику со всего мира и собрали для вас несколько советов, которые помогут ставить дедлайны правильно.

Совет №1: учитывайте типы сроков. Некоторые задачи должны быть выполнены в срок, иначе потеряют актуальность (жесткие сроки), для других дедлайн можно подвинуть (гибкие или мягкие). 

Совет№2: делайте цели и задачи более конкретными. Например, фраза «Я выполню эту задачу к концу недели» заставляет чувствовать себя более уверенно, чем «Я выполню эту задачу позже»

Совет №3: четко обозначайте последствия. Постановка дедлайна для какой-либо задачи и связывание с ней некоторых последствий могут увеличить мотивацию для выполнения работы. Если вы хотите, чтобы крайний срок мотивировал, его выполнение должно привести к положительному исходу. Аналогичным образом, несоблюдение условий дедлайна должно привести к негативным последствиям. 

Совет №4: следите, чтобы сроки быть уместными. Дедлайн не должен давать слишком мало или слишком много времени для выполнения задачи или достижения цели. Недостаток времени может привести к стрессу и ухудшению качества работы, а его переизбыток — к потраченным впустую ресурсам и затягиванию дел. 

Совет №5: не планируйте отдаленные дедлайны. Длительные сроки могут быть контрпродуктивными. Люди не чувствуют себя мотивированными дедлайнами, которые существуют далеко в будущем. На этом этапе в дело вступает закон Паркинсона, который гласит: работа расширяется, чтобы заполнить все имеющееся время.

Простое знание того, сколько времени займет та или иная работа по дедлайну — это уже важный когнитивный сигнал, который помогает готовиться, планировать и быть достаточно ответственным, чтобы реализовать намеченное.