Добро ли пожаловал: чек-лист для «правильной» адаптации новичков

Найти IT-талант – это уже задача со звездочкой, но рано вздыхать с облегчением. Как помочь человеку пройти тернистый путь ньюкамера, быстрее влиться в команду и выйти на нужный уровень продуктивности? Рекрутинговое агентство Indigo подготовило удобный чек-лист, который подходит для двух форматов работы: в офисе и на ремоуте. 

Подготовка

Итак, джоб-оффер подписан. Как не дать новичку пожалеть об этом уже в первый день? Подготовиться и достойно его встретить:

• Согласовать дату выхода в офис (или начала работы на удаленке)
• Проинформировать проджект-менеджера, тимлида, команду, когда ждать новичка (напомнить за день до выхода)
• Обсудить, какая техника и программное обеспечение необходимы специалисту
• Купить, взять в аренду, найти на складе (или доставить ньюкамеру на дом) нужную технику и установить (оплатить) ПО
• Подготовить рабочее место (мебель, техника, канцтовары, велкам-пак)
• Запросить у ответственных людей нужные аккаунты, пароли и другую информацию
• Запросить у новичка документы для оформления кадрового сопровождения  

Бонусные идеи:

• Можно заранее попросить человека заполнить анкету, рассказать про себя и свои увлечения, и в велкам-бокс включить что-то личное, связанное, например, с хобби 
• Всей командой еще до выхода на работу найти и добавить нового коллегу в соцсетях (верный знак, что встреча будет теплой)
• Сделать велкам-гифку, где команда бурно празднует согласие новичка 
• Снять видео, где СЕО персонально приветствует ньюкамера 
• Подготовить и заранее отправить новичку краткие «досье» на его руководителя, наставника, коллег 

Первый день 

Сотрудник впервые переступил порог офиса (включил дома компьютер) как полноценный член команды. Как сделать этот опыт позитивным, ведь дважды первое впечатление не произведешь? 

• Сопроводить в отдел кадров (удаленно подписать документы) 
• Провести вводный инструктаж (техника безопасности в офисе, график, правила взаимодействия в команде)
• Выдать пропуск, ключи, корпоративные аккаунты, пароли, настроить подписи 
• Отправить велкам-письмо с ключевой информацией (контакты, люди)
• Провести экскурсию по офису (в случае ремоута – виртуальную)
• Познакомить с командой (в видеоформате, если речь об удаленке)
• Представить новичка всему офису письмом (или в ближайшем корпоративном дайджесте) – можно добавить фото и базовую информацию о человеке (опыт, роль в команде, немного о личном, что комфортно)
• Вручить велкам-бокс (или отправить его курьером тем, кто работает на дому)
• Добавить новичка в нужные ему группы, чаты, рассылки
• Обсуждение с руководителем и постановка задач на испытательный срок (понятных, выполнимых, с измеримыми показателями, лучше –  письменно)
• Провести велкам-тренинг (коротко рассказать про историю, структуру, проекты, руководителей, цели, культуру компании)

Бонусные идеи:

• Некоторые команды классический велкам-тренинг заменяют нестандартными форматами – например, предлагают пройти квест по офису, рабочим местам коллег или отгадать загадки, ответами к которым будут интересные факты о компании 
• Знакомить команду с новичком можно тоже не совсем обычно – например, среди фактов про него «спрятать» ложный, и вовлечь команду, предложив найти «подставу» 
• Можно выдать коллеге приветственный плакат с подписями всей команды 
• Отличная практика – совместный неформальный ланч с новой командой прямо в офисе (или онлайн)
• Если у вашей команды есть любимые словечки, понятные только вам – поделитесь сакральным знанием с новичком, пусть он тоже почувствует себя частью сообщества  

Первая неделя 

Первые шаги пройдены, и важно понять – насколько успешно. Через неделю после выхода человека в офис сопровождающему (руководителю, HR-у, менеджеру по адаптации) стоит пообщаться с ним в формате one-to-one. 

Что обсудить:

• Общее впечатление, настроение новичка
• Что соответствует изначальным ожиданиям, а что – нет
• Как складываются отношения с менеджером, командой, другими направлениями, клиентами
• Получается ли успешно выполнять задачи 
• Хватает ли информации, техники, ПО и других ресурсов 
• Какие сложности возникали, почему и кто поможет их решить 
• Какая еще поддержка необходима 

Первый месяц (полтора)

Четыре-шесть недель – важная промежуточная точка контроля, где еще можно скорректировать ход событий, даже если что-то пошло не так. Есть смысл провести еще одну one-to-one встречу. Вопросы – те же, что и в конце первой недели, но выводов у обеих сторон уже больше, а поэтому обсуждение будет более предметным и длительным. Уже есть первые результаты, возможны конфликты, невыполненные задачи… Если новичок, руководитель, команда поделятся честным фидбеком и найдут способ решения разногласий, ситуацию возможно «выровнять». Фидбек, договоренности, если нужно – скорректированные задачи на испытательный срок важно зафиксировать в письменном виде. 

Три месяца

Зачастую именно такой срок устанавливается как испытательный, и приходит время принять решение: человек остается в команде или лучше расстаться? Если фидбек от руководителей, команды, клиентов говорит о том, что все срослось – остается только несколько приятных хлопот:

• Сообщить сотруднику о прохождении испытательного срока (часто – вместе с фидбеком о его работе)
• Провести очередной one-to-one
• Поздравить с прохождением испытательного срока в чате, дайджесте, лично при команде в офисе (предложить коллегам присоединиться – в гифках и велкам-видео, если работаете онлайн)
• Подарить символ причастности к команде (футболка с логотипом, чашка и пр.)
• Переподписать документы (если необходимо)
• Запросить фидбек самого сотрудника – как он предложил бы улучшить процесс адаптации на будущее? 

Бонусные идеи:

• В некоторых компаниях для тех, кто официально стал частью коллектива, есть особенные атрибуты – например, командный «паспорт», «прописка» в офисе  
• Вечеринка в любом формате (от коктейль-пати до соревнования по подтягиваниям) – тоже отличная идея, главное – провести ее в честь новичка и его успешной интеграции 

Первый+ год

Приятное ностальгическое «послевкусие» испытательного срока – если каждый год (с момента первого дня или официального прохождения) команда вспоминает об этом событии. И поздравляет коллегу праздничной цифрой – например, в виде шарика или любимого пирожного.