Тайм-менеджмент: методы эффективного управления временем

Время — невосполнимый ресурс. Когда он расходуется на действия, ведущие к результату, можно сказать о высокой эффективности работы. Но часто бывает так, что сотрудникам приходится выполнять несколько дел одновременно или срочно браться за новое дело. Из-за этого концентрация падает, эмоциональное напряжение растет. В итоге люди все больше отвлекаются на социальные сети и разговоры. Справиться с этой проблемой поможет тайм-менеджмент. 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это управление временем с целью повышения эффективности его использования. Правильное управление позволяет успеть больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере и бизнесе. Тайм-менеджмент приобрел большую популярность в последние три десятилетия. Он помогает лучше планировать и организовывать деятельность, повышать производительность и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Так как же тайм-менеджмент повышает производительность? Основная цель — сознательно контролировать, как расходуется время, как распределяется между важными задачами и действиями, которые не приносят результата.

Овладение техниками тайм-менеджмента поможет во многих областях:

• вы сможете успешно достигать поставленных целей;
• будет проще расставить приоритеты;
• повысится концентрация внимания, меньше времени будет уходить на прокрастинацию;
• тайм-менеджмент снизит стресс и сохранит мотивацию сотрудников, которых вам поможет найти компания Indigo Tech Recruiters;
• у вас будет больше свободного времени;
• вы будете иметь четкое представление о том, как планировать все задачи.

Вы ощутите положительные изменения очень быстро, если начнете применять на практике основные принципы тайм-менеджмента.

Основные принципы тайм-менеджмента

Для повышения эффективности используют несколько базовых принципов.

• Постановка целей и задач. Работа без целей в организации была бы похожа на ситуацию, когда капитан корабля заблудился в море. Ставьте перед собой и сотрудниками цели и убедитесь, что их достижение реально.
• Составление списка дел. Планируйте заранее. Подготовьте список дел, запишите важные действия, которые необходимо выполнить, и примерное время, которое вы отводите для каждого действия.
• Ранжирование задач. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте. Когда она выполнена, можно переходить к менее важным делам. Выполняйте задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не закончили предыдущую задачу.
• Установка сроков. Установите дедлайны и упорно старайтесь выполнять задачи в срок. Используйте календарь или планировщик для контроля дедлайнов.
• Делегирование ответственности. Научитесь говорить «нет». Не делайте все самостоятельно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии со специализацией сотрудников. Бухгалтер не сможет выполнять работу Product-менеджера.
• Многозадачность вредит эффективности. В один промежуток времени лучше заниматься чем-то одним.

Использование этих принципов дает возможность работать эффективно, не прибегая к более сложным техникам тайм-менеджмента. Если же вы хотите поднять продуктивность еще выше, попробуйте следующие техники.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Для управления временем используют разные методы. Их объединяет то, что они направлены на расстановку приоритетов и выделение определенного промежутка времени для выполнения каждой задачи.

Планирование

Планирование — это лучшая и наиболее проверенная из всех техник тайм-менеджмента. Планирование поможет, если вы работаете в одиночку или управляете командой. Если вы научитесь планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, эффективность работы вырастет.

Планируя работу, важно реально оценивать время для достижения результата. Используйте ресурсы для помощи: календари, ежедневники, приложения для смартфона.

Работа в соответствии со своими биоритмами

Некоторые люди — ранние пташки, другие — ночные совы. Сэм Карпентер, автор книги «Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности», ввел термин «биологический прайм-тайм». Это метод тайм-менеджмента, при котором вы находите наиболее продуктивные часы и планируете работу на то время, когда у вас больше всего энергии.

Вставайте рано, если вы наиболее продуктивны утром. Ложитесь спать поздно ночью, если предпочитаете работать в темноте. Не заставляйте себя менять привычки только потому, что «так принято». Найдите свои самые продуктивные часы и придерживайтесь их.

Делайте перерывы

Работа без перерывов может принести вам больше вреда, чем пользы. Смена деятельности поможет сохранять концентрацию. Вы можете выпить кофе или отправиться на короткую прогулку. Прочитайте главу из любимой книги или обсудите с коллегами последние новости. Главное — хотя бы на 5 минут отвлечься от работы. Это даст вам значительный прирост производительности.

Планируя график сотрудников, помните, что им тоже необходимы короткие перерывы.

Устраните отвлекающие факторы

  Уведомления на смартфоне, электронные письма, ненужная информация, постоянно разговаривающие коллеги — все это отвлекает от работы. Есть много способов оставаться сосредоточенным. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления социальных сетей или заблокировать отвлекающие веб-сайты, запереть дверь. Пользуйтесь приложениями, которые помогают сохранить концентрацию. FocusList — одно из лучших решений, доступное на Android, iOS и браузеров. Делайте все возможное, чтобы сконцентрироваться на работе. Проверить почту или соцсети вы можете в течение короткого перерыва.  

Награждайте себя

Вы завершили задачу или проект, над которым работали? Пришло время для заслуженной награды. Это может быть любая мелочь — вкусное пирожное, долгожданная книга, вечеринка, день в СПА. Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Когда вы думаете о радости, которую почувствуете после завершения работы, мотивация повышается.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, созданный Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Он помогает расставлять приоритеты по срочности и важности, а также отбирать менее срочные и важные задачи, которые следует либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

В этой технике вы создаете 4 квадрата со следующими категориями:

• сделать в первую очередь: выполняйте основные задачи в первую очередь;
• сделать во вторую очередь: запланируйте каждую менее срочную, но все же важную задачу на потом;
• делегировать: делегируйте другим менее важные дела;
• не делать: не выполняйте задач, которые не являются ни срочными, ни важными.

Матрица Эйзенхауэра — это техника контроля над задачами для устранения вредных привычек и определения приоритетов.

Сосредоточенность

Кэл Ньюпорт, автор книги «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста», различает глубокую и поверхностную работу. На этапе глубокой работы вы сосредотачиваетесь исключительно на важной задаче и любой ценой избегаете отвлекающих факторов. Так что никаких телефонных звонков, социальных сетей, встреч и разговоров. Этот метод хорош для выполнения сложной работы, требующей повышенного внимания.

Временные блоки

Это простая техника тайм-менеджмента, которая помогает осознать, как вы тратите время. Вы делите свой день на временные блоки. В течение этих периодов вы сосредотачиваетесь на одной конкретной задаче и выполняете ее с установленным ограничением по времени. Например, «я буду отвечать на электронные письма с 9 до 10 утра» или «я буду изучать информацию о клиентах завтра с 13 до 15 часов».

Эту технику можно применять и в масштабе недели. Вы выделяете отдельные дни для определенных задач. Например, понедельник посвящаете планированию и административной деятельности, вторник —встречам и звонкам, среду можно посвятить глубокой работе.

Группировка задач

В этом методе вы группируете похожие задачи вместе и выделяете время для работы над ними. Например, вы можете поместить такие действия как ответы на электронные письма, звонки клиентам и встречи в одну категорию административных задач. Выделите время для этой работы или делегируйте ее, если это возможно.

Эта система позволяет объединить как можно больше похожих задач в одном промежутке времени, чтобы не отвлекаться на них в течение дня.

Правило 80/20 (принцип Парето)

Принцип Парето: 80/20 предполагает, что 20 % усилий приносят 80% результата. Чтобы понять, какие именно 20% наиболее эффективны, придется пораскинуть мозгами и проанализировать свое расписание. Чтобы успеть выполнить не такие важные 80%, используйте делегирование или откажитесь от части наименее важных задач.

SMART цели

SMART — это аббревиатура, которая расшифровывается как «конкретный, измеримый, достижимый, актуальный, ограниченный во времени».

• Конкретный: вам нужно определить свои цели как четкие, краткие и важные, чтобы вы точно знали, что делать.
• Измеримый: чтобы достичь своей цели, вы должны иметь возможность отслеживать и оценивать ее прогресс. Вы можете сделать это, используя метрики и цифры.
• Достижимый: ваши цели должны быть реалистичными.
• Актуальный: цель должна соответствовать проектам и задачам, долгосрочным планам.
• Ограниченный по времени: цель не должна слишком растягиваться во времени, потому что ее будет труднее достичь. Вместо этого она должна иметь конкретный дедлайн.

Эта техника поможет ставить собственные цели или устанавливать их сотрудникам.

Система 1-3-5

Система 1‒3‒5 — это простая стратегия управления временем. Каждый день вы посвящаете свое рабочее время 1 большому делу, 3 менее важным задачам и 5 маленьким целям.

Так вам будет легче достичь своих целей — вы не всегда сможете работать над большими задачами. Когда вы устали, можно переключиться на что-то менее важное. Есть еще одна разновидность этой техники.

Банка с камнями

Это хороший метод визуализации, похожий на правило 1‒3‒5. Это образное выражение времени: каждый день вы наполняете банку (время) разными вещами (действиями): камнями, галькой и песком.

• камни — большие, важные задачи;
• галька означает мелкие дела;
• песок символизирует то, что отвлекает внимание.

Цель этой методики — спланировать свою деятельность таким образом, чтобы банка была наполнена камнями и галькой, но в ней не осталось песка.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Главные преимущества управления временем:

• Эффективное управление временем помогает сотруднику быстрее выполнять работу и продвигаться по карьерной лестнице.
• Люди, придерживающиеся временного плана, реализуют свои цели и задачи в кратчайшие сроки. Эффективное управление временем помогает сотрудникам завершать задачу именно тогда, когда это необходимо.
• Исследования показывают, что люди, которые выполняют задачи вовремя, менее подвержены стрессу и беспокойству. Они редко работают в авральном режиме, у них остается больше свободного времени.
• Для бизнеса тайм-менеджмент означает повышение эффективности. С грамотным управлением временем отдача от каждого сотрудника будет максимальной, что позволит быстрее развиваться.

Попробуйте применить техники тайм-менеджмента на практике, и вы заметите положительные изменения в работе. Сделать это может каждый — руководитель, интернет-маркетолог или офисный сотрудник. Время нельзя растянуть, но им можно управлять.