Рекомендательное письмо: структура, правила написания, примеры

Часто люди не могут попасть на должность мечты из-за нехватки опыта или кейсов. Гораздо хуже, когда опыт и кейсы есть, но вы боитесь откликаться на вакансию, потому что не знаете, как получить «это непонятное письмо» — reference letter. Оно подтверждает опыт работы, soft и hard skills человека. Рекомендательное письмо понадобится при трудоустройстве, подаче заявке на стажировку в известную компанию и для рабочей иммиграции. 

Разбираемся, как написать рекомендательное письмо, если вы подаетесь на должность уровня Junior или Senior.

Что такое рекомендательное письмо

Рекомендованное письмо — отзыв о квалификации человека с предыдущей компании. В reference letter указывают качества, которые будут важны в новой компании. Личные достижения подкрепляются кейсами. 

В Европе и США рекомендации уже давно являются частью делового этикета. Рекомендательное письмо работнику пишут люди, которые могут подтвердить вашу компетентность: 

• в университете: декан, кураторы, научный руководитель, заведующие кафедрой, руководители конференций или семинаров, в организации которых вы участвовали;
• на прошлом месте работы: руководитель, топ-менеджер, представитель HR-отдела и люди, которые могут подтвердить вашу профессиональную компетенцию и личные качества, в том числе психологические.

Важно: человек не должен состоять в родственных отношениях с рекомендателем. Это рекомендация карьерных центров — например, Центра карьеры при Стоктонском университете в Нью-Джерси. Лучше всего запрашивать рекомендации у коллег, которые занимают руководящие должности, тесно работали с вами и знают вас достаточно долго, чтобы подробно раскрыть профессиональные навыки и личные качества. По данным исследований карьерных сайтов: 

• 39% соискателей считают, что рекомендации повышают их шансы на трудоустройство; 
• 9% уверены, что рекомендательное письмо может добавить кандидату преимуществ перед другими соискателями.

Рекомендации от работодателя в основном отправляют по запросу — достаточно указать в резюме или сопроводительном, что у вас есть рекомендательные письма от определенной компании. Если такого письма нет, укажите контакты человека, который готов дать фидбек в устной форме. Это поможет HR-generalist или рекрутеру принять решение о найме специалиста, особенно в условиях высокой конкуренции. 

Кому нужен образец рекомендательного письма

Рекомендации — это хороший бонус при трудоустройстве. Они позволяют произвести положительное впечатление на работодателя и увеличивают шансы на трудоустройство в известной компании с высокой зарплатой. Рекомендательное письмо пригодится студенту, если тот подается на стажировку в большую компанию или едет за опытом за границу. Узнайте, относитесь ли вы к категории людей, кому нужна рекомендация от работодателя. Образец письма ищите в статье ниже.

Для студентов без опыта

Студентам важны рекомендации, поскольку участники приемных комиссий получают доступ к информации, которую не узнаешь из оценок и результатов экзаменов. Вы также можете подать заявку на прохождение стажировки в востребованной компании, не имея опыта в этой сфере. В таком случае сотрудники будут ориентироваться на личные качества и soft-скиллы кандидата. 

Для вакансий, где рекомендации — обязательное условие 

Для трудоустройства в большинство компаний достаточно будет прислать резюме и сопроводительное письмо, а также пройти собеседование. Однако некоторые организации рассматривают только тех кандидатов, которые предоставили письменные рекомендации или могут поделиться контактами рекомендателей. 

Для визы или миграции

Рекомендательное письмо спрашивают, когда нужно подтвердить опыт для участия в миграционной программе или при получении рабочей визы. В таком случае к нему больше требований: к образцу рекомендательного письма сотруднику, его содержанию и описанию обязанностей человека в предыдущей компании.

Для сотрудничества с клиентом из другой страны

Если вы ищете иностранного заказчика на Upwork и планируете сотрудничать на ремоуте, ориентируйтесь на запросы конкретного клиента. Кому-то будет достаточно резюме и портфолио работ, другие запрашивают рекомендации в обязательном порядке. 

Как написать рекомендательное письмо сотруднику в этом случае? Составлять документ в свободной форме. Написание письма запросите у предыдущего руководителя, эйчара или заказчика. Если CV и сопроводительное письмо недостаточно убедительны, позитивная рекомендация поможет выделиться на фоне других кандидатов.

Роль рекомендательного письма при рассмотрении претендента на вакансию

При поиске работы нужно учитывать много аспектов. Сначала определиться, в какой сфере вы хотите работать и на какую должность претендуете. Позже — составить резюме под желаемую позицию. Под вакансию написать сопроводительное письмо и подготовиться к собеседованию. И, наконец, изучить, как пишут рекомендательное письмо — запросить его у эйчара или руководителя с прошлой компании.

При поступлении на бакалавриат или магистратуру 99% университетов за границей требуют два рекомендательных письма, а на программу PhD — три. Рекомендательное письмо для компании могут запрашивать при найме на определенную позицию или в известную компанию. 

По данным компании Future Workplace и карьерной сети Beyond, 71% эйчаров считают рекомендации лучшим ресурсом для поиска кандидатов. Чаще всего запрашивают рекомендательное письмо к резюме в США и Великобритании. Отчет американского разработчика рекрутинговых систем iCIMS показал: 60% работодателей уверены, что рекомендации помогают привлечь правильных кандидатов.

Форматы рекомендательных писем 

Рекомендации могут быть устными и письменными. В первом случае сотрудник заранее договаривается с руководителем и передает его контакты рекрутеру. Письменные рекомендации оформляются по примеру рекомендательного письма от работодателя. 

В этом случае устных рекомендаций работодатель может получить неполную или искаженную информацию о кандидате, особенно если рекомендатель не владеет достаточной информацией. Кроме того, в предыдущей компании могли произойти кадровые перестановки, а телефоны бывших нанимателей могли измениться.

Для рекомендаций на работу нужен образец. Письмо нужно оформлять по определенной структуре, придерживаясь официального стиля. Оптимальный объем рекомендации — 300–400 слов. Письмо не должно повторять резюме. Очевидно, но мы повторим: важно проверять рекомендации на наличие грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок. Если составляете письмо на английском, проверьте его перед отправкой в специализированных сервисах. Например, в fluent.express текст проверяют носители языка. А Grammarly благодаря алгоритмам искусственного интеллекта анализирует орфографию, грамматику, пунктуацию и читаемость. 

Для проверки формы рекомендательного письма для сотрудника и его содержимого на русском языке можно использовать сервисы Text.ru, «Главред», Istio и «Типограф» от Артема Лебедева. Лучшие, по мнению INDIGO Tech Recruiters — «Главред» и «Типограф». Первый сервис поможет избавиться от канцеляризмов, штампов, общих фраз, стоп-слов, «воды» и неуместных обобщений. Второй проверит орфографию, исправит кавычки и неправильные тире. 

Структура рекомендательного письма и советы рекомендателю

Рекомендательное письмо и примеры должны соответствовать нормам деловой переписки и содержать такие пункты: 

• название документа и заголовок; 
• личные данные работодателя предыдущей компании, где вы работали;
• основной текст с описанием обязанностей, достижений и soft skills сотрудника; 
• контакты рекомендателя; 
• подпись автора рекомендации; 
• печать компании или руководителя (по желанию); 
• дата составления документа. 

Reference letter также должно содержать такую информацию: должность кандидата на прошлом месте работы, период работы, обязанности и достижения. Избегайте фраз вроде «ответственный», «инициативный» и «самостоятельный». Лучше заменить их фактами: «За 5 лет работы в компании сотрудник не допустил ни одной серьезной ошибки». 

Рекомендуемому необходимо подробно описать профессиональные навыки человека. Отдельно упоминаются личные качества и софт скиллы: взаимодействие с другими участниками команды, ответственность, лояльность, приветливость и другое. 

Достижения и навыки должны подтверждаться фактами. Например, если в письме указаны энтузиазм и креативность, рекомендатель должен упомянуть инициативы или мероприятия, которые предложил внедрить сотрудник. 

❌ Плохо ▶️ Александр хорошо управляет проектами.

✔️ Хорошо ▶️ Знание методологии Agile позволило Александру увеличить число проектов, закрытых в срок, на 27%.

Важно оценить соответствие рекомендуемого должности, на которую он претендует. В деликатной форме указать причину увольнения сотрудника. Главное правило — причина должна быть нейтральной или положительной. Можно упоминать: переезд, возможности роста в новой компании или медицинские причины. 

Автору рекомендаций нужно также сообщить готовность контактировать по телефону или e-mail для ответа на дополнительные вопросы о кандидате. В конце укажите свой номер телефона, почту и другие каналы связи, которыми активно пользуетесь. 

Что еще должно быть в рекомендательном листе

При написании рекомендательного письма, поиске образца для правильной структуры важно раскрыть такие пункты: 

1. Хорошо ли вы знаете рекомендуемого? 
2. Обладает ли кандидат необычными скиллами, талантом и лидерскими качествами? 
3. Что мотивирует этого человека? 
4. Как он взаимодействует с другими сотрудниками? С руководителями? 
5. Опишите его коммуникационные навыки.
6. Сталкивался ли человек с провалами? Что делал, чтобы исправить ситуацию? 
7. Как себя ведет в стрессовых ситуациях? 

Ответам на эти вопросы в рекомендательных письмах стоит уделить особое внимание. Эта характеристика поможет следующему работодателю понять личность кандидата и почему именно его стоит выбрать.

Как написать рекомендацию на сотрудника: дополнительные советы 

Используйте вежливое приветствие: «Уважаемый + Имя (Уважаемая Елена)». Даже если вы не знаете имя работодателя, старайтесь обращаться к получателю напрямую и сделайте письмо более персонализированным.

В рекомендации прошлому руководителю или HR-менеджеру необходимо указать свою позицию в компании. Например: «Меня зовут Анастасия Фамилия, я уже четыре года являюсь руководителем подразделения A в компании B». Необходимо также описать отношения с человеком, которому он дает рекомендацию: в роли кого рекомендатель его знает и как давно с ним знаком. 

Профессиональных достижений кандидата будет недостаточно, поэтому важно уделить внимание также личным качествам. Укажите 2–3 положительных черты человека, релевантных для должности, на которую он подает CV. Используйте шрифт Arial, Calibri или Times New Roman читаемого размера. А для того, чтобы вызвать у работодателя больше доверия, рекомендательные письма оформляют на фирменных бланках.

Примеры рекомендательных писем

Делимся образцом письма рекомендаций, который подойдет при трудоустройстве на позицию уровня от Junior до Senior.

Сейчас немногие кандидаты выходят на рынок труда с письменными рекомендациями, а потому их наличие значительно повысит ваши шансы на трудоустройство. Если же у вас нет возможности получить рекомендательное письмо, узнайте, какими документами его можно заменить: например, копиями свидетельств о достижениях, справкой с прошлой работы или рекомендациями клиента из другой компании.