Рекомендаційний лист: структура, правила написання, приклади

Часто люди не можуть потрапити на омріяну посаду через брак досвіду або кейсів. Куди прикріше, якщо і досвід, і кейси є, але відгукнутися на вакансію лячно, бо ви не знаєте, як дістати «цього незрозумілого листа» — reference letter. Він засвідчує досвід роботи, soft і hard skills людини. Рекомендаційний лист знадобиться під час працевлаштування, подавання заявки на стажування у відому компанію і для трудової імміграції.

З’ясовуємо, як написати рекомендаційного листа, якщо ви претендуєте на посаду рівня Junior або Senior.

Що таке рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист — відгук про кваліфікацію особи з попереднього місця роботи. У рекомендаційному листі вказують якості кандидата, які будуть важливі в новій компанії. Особисті досягнення підкріплюються кейсами.

У Європі та США рекомендації вже давно є частиною ділового етикету. Рекомендаційного листа працівникові пишуть люди, що можуть підтвердити вашу компетентність:

• в університеті: декан, куратори, науковий керівник, завідувачі кафедр, керівники конференцій і семінарів, в організації яких ви брали участь;
• на попередньому місці роботи: керівник, топменеджер, представник HR-відділу та особи, що можуть підтвердити ваші професійні компетенції і особисті якості, зокрема психологічні.

Важливо: особа не має бути в родинних стосунках з рекомендувачем. Це рекомендація кар’єрних центрів, наприклад Центру кар’єри при Стоктонському університеті в Нью-Джерсі. Найліпше запитувати рекомендації в колег, що обіймають керівні посади, тісно співпрацювали з вами й знають вас доволі довго, щоб докладно розкрити професійні навички та особисті якості. За даними досліджень кар’єрних сайтів:

• 39% претендентів уважають, що рекомендації підвищують їхні шанси на працевлаштування;
• 9% упевнені, що рекомендаційний лист може додати кандидатові переваг перед іншими претендентами.

Рекомендації від роботодавця здебільшого відправляють за запитом — достатньо вказати в резюме або супровідному листі, що у вас є рекомендаційні листи від певної компанії. Якщо таких листів немає, вкажіть контакти особи, що готова бодай на усний фідбек. Це допоможе HR-generalist чи рекрутерові зробити правильний вибір, наймаючи фахівця, особливо в умовах високої конкуренції.

Кому потрібен зразок рекомендаційного листа

Рекомендації — це додатковий бонус під час працевлаштування. Вони допомагають справити позитивне враження на роботодавця і примножують шанси на працевлаштування у провідній компанії з високою зарплатою. Рекомендаційний лист стане в пригоді студентові, якщо той подає заявку на стажування у великій компанії або їде по досвід за кордон. Дізнайтеся, чи належите ви до категорії осіб, яким потрібна рекомендація від роботодавця. Зразок листа шукайте в статті нижче.

Для студентів без досвіду

Рекомендації неабияк важливі для студентів, бо члени приймальних комісій дістають інформацію, якої не дізнатися з оцінок і результатів іспитів. Ви також можете подати заявку на стажування в провідній компанії, не маючи досвіду в цій сфері діяльності. У такому разі працівники орієнтуватимуться на особисті якості й soft-скіли кандидата.

Для вакансій, де рекомендації — обов’язкова умова

Для працевлаштування в більшість компаній досить буде надіслати резюме, супровідного листа і пройти співбесіду. Однак деякі організації розглядають лише тих кандидатів, які надали письмові рекомендації або можуть поділитися контактами рекомендувачів.

Для візи або міграції

Рекомендаційний лист запитують, коли треба підтвердити досвід для участі в міграційній програмі або для отримання робочої візи. У такому разі до нього дещо більше вимог: до зразка рекомендаційного листа працівникові, його змісту й опису обов’язків людини в попередній компанії.

Для співпраці з клієнтом з іншої країни

Якщо ви шукаєте іноземного замовника на Upwork і плануєте співпрацювати на ремоуті, орієнтуйтеся на запити конкретного клієнта. Комусь буде достатньо резюме й портфоліо, а для когось рекомендації є обов’язковою вимогою.

Як написати рекомендаційного листа працівникові в такому разі? Складати документ у довільній формі. Зверніться з проханням написати листа до свого попереднього керівника, ейчара або замовника. Якщо CV і супровідний лист недостатньо переконливі, позитивна рекомендація допоможе вирізнитися на тлі решти кандидатів.

Роль рекомендаційного листа під час розгляду претендента на вакансію

Шукаючи роботу, треба брати до уваги багато аспектів. Спершу визначитися, в якій сфері ви хочете працювати й на яку посаду претендуєте. Далі скласти резюме для бажаної позиції. З огляду на вакансію написати супровідний лист і підготуватися до співбесіди. І нарешті, вивчити, як пишуть рекомендаційного листа — запитати його в ейчара або керівника з попередньої компанії.

Під час вступу на бакалаврат або магістратуру 99% університетів за кордоном вимагають два рекомендаційні листи, а на програму PhD — три. Рекомендаційний лист для компанії можуть запитувати під час наймання на певну позицію або у провідну компанію.

За даними компанії Future Workplace і кар’єрної мережі Beyond, 71% ейчарів вважають рекомендації найліпшим ресурсом для пошуку кандидатів. Найчастіше запитують рекомендаційний лист до резюме у США і Великій Британії. За даними звіту американського розробника рекрутингових систем iCIMS, 60% роботодавців упевнені, що рекомендації допомагають вибрати найвідповідніших кандидатів.

Формати рекомендаційних листів

Рекомендації можуть бути усними та письмовими. Щодо усної рекомендації пошукач заздалегідь домовляється з керівником і передає його контакти рекрутерові. Письмову рекомендацію оформляють за прикладом рекомендаційного листа від роботодавця.

З усних рекомендацій роботодавець може отримати неповну або й спотворену інформацію про кандидата, а якщо і сам рекомендувач не має достатньої інформації — і поготів. Окрім того, в попередній компанії могли відбутися кадрові перестави й телефони колишніх наймачів могли змінитися.

Для рекомендацій на роботу потрібен зразок. Лист треба оформляти, дотримуючись певної структури й офіційного стилю. Оптимальний обсяг рекомендації — 300—400 слів. Лист не має повторювати резюме. Очевидно, але ми повторимо: обов’язково треба перевірити рекомендації на наявність граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок. Якщо складаєте лист англійською, перевірте його перед відправленням у спеціалізованих сервісах. Наприклад, у fluent.express текст перевіряють носії мови. А Grammarly з допомогою алгоритмів штучного інтелекту аналізує орфографію, граматику, пунктуацію і читаність.

Для перевірки форми рекомендаційного листа і його вмісту російською мовою можна використовувати сервіси Text.ru, «Главред», Istio і «Типограф» студії Артемія Лебедєва. Найліпші, на думку INDIGO Tech Recruiters, «Главред» і «Типограф». Перший сервіс допоможе позбутися канцеляризмів, штампів, загальних фраз, стоп-слів, «води» і недоречних узагальнень. Другий перевірить орфографію, виправить лапки й неправильні тире.

Структура рекомендаційного листа й поради рекомендувачеві

Рекомендаційний лист і приклади мають відповідати нормам ділового листування і містити такі пункти:

• назву документа і заголовок;
• особисті дані роботодавця з попередньої компанії, де ви працювали;
• основний текст з описом обов’язків, досягнень і soft skills працівника;
• контакти рекомендувача;
• підпис автора рекомендації;
• печатку компанії або керівника (на бажання);
• дату складання документа.

Рекомендаційний лист має містити таку інформацію: посада кандидата на попередньому місці роботи, період роботи, його обов’язки та досягнення. Уникайте слів на кшталт «відповідальний», «ініціативний», «самостійний». Доречніше замінити їх фактами: «За 5 років роботи в компанії працівник не припустився жодної серйозної помилки».

Рекомендодавцю треба докладно описати професійні навички кандидата. Окремо згадати особисті якості й софт-скіли, як-от: взаємодія з іншими учасниками команди, відповідальність, лояльність, привітність тощо.

Досягнення та навички треба підтверджувати фактами. Скажімо, якщо в листі йдеться про ентузіазм і креативність, рекомендувач має навести ініціативи або заходи, які пропонував запровадити працівник.

❌ Погано ▶️ Олександр добре керує проєктами.

✔️ Добре ▶️ Знання методології Agile допомогло Олександрові збільшити число вчасно завершених проєктів на 27%.

Важливо оцінити відповідність рекомендованого посаді, на яку він претендує. У делікатній формі вказати причину звільнення працівника. Головне правило — причина має бути нейтральною або позитивною. Скажімо, переїзд, перспективи зростання в новій компанії або медичні причини.

Авторові рекомендації треба повідомити про готовність контактувати телефоном або через імейл, якщо раптом з’являться додаткові запитання про кандидата. Наприкінці вкажіть номер телефону, пошту та інші канали зв’язку, якими активно користуєтеся.

Що ще має бути в рекомендаційному листі

Під час написання рекомендаційного листа й пошуку зразка для правильної структури важливо розкрити такі пункти.

1. Чи добре ви знаєте рекомендованого?
2. Чи має кандидат незвичайні навички, талант і лідерськими якості?
3. Що мотивує цю людину?
4. Як він взаємодіє з іншими працівниками? З керівниками?
5. Опишіть його комунікаційні навички.
6. Чи зазнавав кандидат провалів? До яких дій вдавався, щоб виправити ситуацію?
7. Як поводиться у стресових ситуаціях?

Відповідям на ці запитання в рекомендаційних листах варто приділити особливу увагу. Ця характеристика допоможе наступному роботодавцеві зрозуміти особистість кандидата і чому саме його варто вибрати з-поміж інших.

Як написати рекомендацію на працівника: додаткові поради

Уживайте ввічливе привітання: «Шановний + Ім’я (Шановна Олено)!». Навіть якщо ви не знаєте імені роботодавця, намагайтеся звертатися до одержувача безпосередньо, щоб лист був якомога персоналізованішим.

Попередній керівник або HR-менеджер має вказати в рекомендації свою нинішню позицію в компанії. Наприклад: «Мене звуть Анастасія Прізвище, я вже чотири роки я керівник підрозділу A в компанії B». Треба описати стосунки з рекомендованою особою: в якому статусі рекомендувач її знає, як давно знайомий.

Професійних досягнень кандидата буде недосить, тому важливо приділити увагу й особистим якостям. Укажіть дві-три позитивні риси кандидата, релевантних для посади, на яку він подає CV. Використовуйте шрифт Arial, Calibri або Times New Roman зручного для прочитання розміру. А для того, щоб роботодавець мав більше довіри, рекомендаційні листи оформляють на фірмових бланках.

Приклади рекомендаційних листів

Ділимося зразком рекомендаційного листа, що підійде під час працевлаштовування на позицію рівня від Junior до Senior.

Нині небагато кандидатів виходять на ринок праці з письмовими рекомендаціями, а тому їх наявність значно підвищить ваші шанси на працевлаштування. Якщо ж у вас немає змоги отримати рекомендаційного листа, дізнайтеся, якими документами його можна замінити: наприклад, копіями свідоцтв досягнень, довідкою з попереднього місця роботи або рекомендаціями клієнта з іншої компанії.