Фідбек після відмови претендентові: мінімум незручності й максимум користі

Конструктивний фідбек після співбесіди — це інвестиція в репутацію роботодавця. Кандидат, який сьогодні отримав чесний і своєчасний зворотний зв’язок, завтра може повернутися до вашої компанії на іншу вакансію або рекомендувати її колегам. Ненадання фідбеку — це проблема № 1, № 2 — форма, у якій його надають. Розберімося, чому важливий зворотний зв’язок і як його давати.

Навіщо потрібен зворотний зв’язок?

Кожен етап взаємодії з кандидатом формує бренд роботодавця. І досвід відмови впливає на репутацію компанії не менше, ніж успішний офер. Доречний вислів зі світу маркетингу: «Про хороший досвід співпраці розкажуть двом друзям, а про поганий — десятьом». Це ж правило спрацьовує і щодо кандидатів. Тобто позитивні відносини з кандидатами — допомога в просуванні бренду роботодавця. А позитивних відносин не буде, якщо ви забуваєте про кандидата й не повертаєтеся до нього зі зворотним зв’язком.

Повага до кандидата не закінчується після співбесіди. Вона проявляється у своєчасній відповіді, зрозумілому поясненні рішення та професійній комунікації незалежно від результату відбору. Некоректна поведінка й ненадання зворотного зв’язку за результатами співбесіди призводять до негативних відгуків. Якщо рішення вже ухвалене, не відкладайте відповідь. Що швидше кандидат отримає фідбек, то більше шансів зберегти позитивний досвід взаємодії. Навіть якщо процес найму триває довше, варто повідомити про це кандидата окремим листом.

Якщо кандидат знайшов час прийти на співбесіду, він заслуговує на аргументовану відмову. Лист-відмова в прийнятті на роботу демонструє, що ви поважаєте кандидата. Особливо це стосується відмов після кількох етапів співбесіди. Розгорнена відповідь допомагає зрозуміти, які компетенції вже є сильними, а над чим ще варто попрацювати.

Як правильно давати фідбек?

Говоріть чесно, але з повагою. Завдання рекрутера — не просто повідомити про відмову, а зробити це так, щоб кандидат зрозумів причину рішення і зберіг позитивне враження про компанію.

Уникайте шаблонних фраз на кшталт «ви хороший кандидат, але ми обрали іншого». Такий фідбек не дає жодної користі. Натомість поясніть одну-дві конкретні причини рішення: яких компетенцій або досвіду забракло, що стало вирішальним під час відбору, які сильні сторони ви відзначили.

Глибина фідбеку залежить від етапу відбору. Якщо кандидат пройшов кілька інтерв’ю або виконав тестове завдання, він очікує більш детального пояснення. Це питання поваги до часу, який людина інвестувала в процес.

Наведемо приклад такого листа

__________, добрий вечір ?
Дякуємо, що знайшли час пройти всі етапи відбору та виконати тестове завдання. Ми уважно ознайомилися з вашою роботою.

Цього разу ми ухвалили рішення на користь кандидата, чий досвід виявився ближчим до поточних потреб команди.

Хочемо поділитися коротким фідбеком.

Сподобалося:
– Пункт 1
– Пункт 2
– Пункт 3
Рекомендуємо звернути увагу:
– Пункт 1
– Пункт 2
– Пункт 3
Дякуємо за виконану роботу. Бажаємо успіхів у подальшому професійному розвитку та будемо раді залишатися на зв’язку щодо майбутніх можливостей.
Зворотний зв’язок має бути правдивим. Якщо говорите, що кандидат може підійти для інших вакансій або добре вписується в культуру компанії, це повинно відповідати дійсності. Не варто давати хибну надію лише для того, щоб зробити відмову м’якшою.

Завершуйте повідомлення на позитивній ноті: подякуйте за витрачений час, побажайте успіхів і, якщо це доречно, запропонуйте залишатися на зв’язку щодо майбутніх вакансій.

Корисною практикою буде також попросити кандидата поділитися враженнями про процес відбору. Такий фідбек допомагає вдосконалювати candidate experience та знаходити слабкі місця у процесі наймання.

Кілька практичних порад

Не бійтеся давати негативний фідбек. Якщо він аргументований, конкретний та коректний, кандидати сприймають його значно краще, ніж мовчання або формальні відписки.

Пояснюйте причину відмови максимально конкретно. Наприклад: «Для цієї позиції ми обрали кандидата, який має більше практичного досвіду запуску performance-кампаній». Одного-двох речень зазвичай достатньо, щоб людина зрозуміла, над чим варто працювати.

Якщо кандидат виконував тестове завдання, обов’язково прокоментуйте його. Відзначте сильні сторони, поясніть, які рішення викликали запитання, що можна покращити. Саме такий фідбек має найбільшу цінність для професійного розвитку.

Щоб давати якісний зворотний зв’язок, процес інтерв’ю також має бути структурованим. Однакові критерії оцінювання, спільні запитання для кандидатів і короткі нотатки після кожного етапу допомагають ухвалювати обґрунтовані рішення та пояснювати їх без суб’єктивності.

Конструктивний фідбек працює не лише на користь кандидата. Він формує довіру до роботодавця, зміцнює HR-бренд і підвищує ймовірність того, що навіть після відмови людина рекомендуватиме вашу компанію іншим або повернеться до вас у майбутньому.