Рекомендаційний лист: структура, правила написання, приклади

Під час пошуку роботи одного резюме не завжди достатньо. Для окремих вакансій роботодавець може попросити рекомендаційний лист, який підтверджує досвід, професійні досягнення та особисті якості кандидата. Якщо у вас вже є досвід роботи, але ви не знаєте, як написати рекомендаційний лист або до кого звернутися по рекомендацію, варто розібратися, як працює цей документ і коли він дійсно потрібен.

Рекомендаційний лист підтверджує період роботи, професійні компетенції, досягнення та особисті якості працівника. Він знадобиться під час працевлаштування, подавання заявки на стажування у відому компанію і для трудової імміграції.

З’ясовуємо, як написати рекомендаційного листа, якщо ви претендуєте на посаду рівня Junior або Senior.

Що таке рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист – це документ, у якому роботодавець або інший рекомендувач підтверджує досвід роботи кандидата, описує його професійні навички, особисті якості та результати роботи. Бажано, щоб рекомендації містили конкретні приклади виконаних завдань або професійних досягнень.

У Європі та США рекомендації вже давно є частиною ділового етикету. Рекомендаційного листа працівникові пишуть люди, що можуть підтвердити вашу компетентність:

в університеті: декан, куратори, науковий керівник, завідувачі кафедр, керівники конференцій і семінарів, в організації яких ви брали участь;
на попередньому місці роботи: керівник, топменеджер, представник HR-відділу та особи, що можуть підтвердити ваші професійні компетенції і особисті якості, зокрема психологічні.

Важливо: особа не має бути в родинних стосунках з рекомендувачем. Це рекомендація кар’єрних центрів, наприклад Центру кар’єри при Стоктонському університеті в Нью-Джерсі. Найліпше запитувати рекомендації в колег, що обіймають керівні посади, тісно співпрацювали з вами й знають вас доволі довго, щоб докладно розкрити професійні навички та особисті якості.

За даними досліджень кар’єрних досліджень:

39% претендентів уважають, що рекомендації підвищують їхні шанси на працевлаштування;
9% упевнені, що рекомендаційний лист може додати кандидатові переваг перед іншими претендентами.

Найчастіше рекомендаційні листи надають на вимогу роботодавця. У резюме достатньо зазначити, що ви можете надати рекомендації або контакти рекомендувача. Якщо таких листів немає, вкажіть контакти особи, що готова бодай на усний фідбек. Це допоможе HR-generalist чи рекрутерові зробити правильний вибір, наймаючи фахівця, особливо в умовах високої конкуренції.

Кому потрібен зразок рекомендаційного листа

Рекомендації — це додатковий бонус під час працевлаштування. Рекомендаційні листи допомагають роботодавцю швидше оцінити професійний досвід кандидата й підвищують рівень довіри до інформації, зазначеної в резюме.

Рекомендаційний лист стане в пригоді студентові, якщо той подає заявку на стажування у великій компанії або їде по досвід за кордон. Дізнайтеся, чи належите ви до категорії осіб, яким потрібна рекомендація від роботодавця. Зразок листа шукайте в статті нижче.

Позитивний відгук про вашу роботу від минулого роботодавця дуже важливий

Для студентів без досвіду

Рекомендації неабияк важливі для студентів, бо члени приймальних комісій дістають інформацію, якої не дізнатися з оцінок і результатів іспитів. Ви також можете подати заявку на стажування в провідній компанії, не маючи досвіду в цій сфері діяльності. У такому разі роботодавці більше звертають увагу на особисті якості й soft-скіли кандидата.

Для вакансій, де рекомендації — обов’язкова умова

У більшості компаній досить буде надіслати резюме, супровідного листа і пройти співбесіду. Однак деякі організації розглядають лише тих кандидатів, які надали письмові рекомендації або можуть поділитися контактами рекомендувачів.

Для візи або міграції

Рекомендаційний лист запитують, коли треба підтвердити досвід для участі в міграційній програмі або для отримання робочої візи. У цьому випадку до оформлення та змісту рекомендаційного листа висувають більше вимог.

Для співпраці з клієнтом з іншої країни

Якщо ви шукаєте іноземного замовника на Upwork і плануєте співпрацювати на ремоуті, орієнтуйтеся на запити конкретного клієнта. Комусь буде достатньо резюме й портфоліо, а для когось рекомендації є обов’язковою вимогою.

Як написати рекомендаційного листа працівникові в такому разі? У більшості випадків рекомендаційний лист пишеться у довільній формі, але має містити ключову інформацію про працівника, період роботи, посаду та результати співпраці. Зверніться з проханням написати листа до свого попереднього керівника, ейчара або замовника. Якщо CV і супровідний лист недостатньо переконливі, позитивна рекомендація допоможе вирізнитися на тлі решти кандидатів.

Роль рекомендаційного листа під час розгляду претендента на вакансію

Шукаючи роботу, треба брати до уваги багато аспектів. Спершу визначитися, в якій сфері ви хочете працювати й на яку посаду претендуєте. Далі скласти резюме для бажаної позиції. З огляду на вакансію написати супровідний лист і підготуватися до співбесіди. І нарешті – з’ясувати, як написати рекомендаційний лист, і за потреби звернутися до HR-фахівця або керівника з попереднього місця роботи.

Під час вступу на бакалаврат або магістратуру 99% університетів за кордоном вимагають два рекомендаційні листи, а на програму PhD — три. Рекомендаційний лист для компанії можуть попросити під час найму на окремі посади або якщо цього вимагає політика компанії.

За даними компанії Future Workplace і кар’єрної мережі Beyond, 71% ейчарів вважають рекомендації найліпшим ресурсом для пошуку кандидатів. Найчастіше запитують рекомендаційний лист до резюме у США і Великій Британії. За даними звіту американського розробника рекрутингових систем iCIMS, 60% роботодавців упевнені, що рекомендації допомагають вибрати найвідповідніших кандидатів.

Формати рекомендаційних листів

Рекомендації можуть бути усними та письмовими. Щодо усної рекомендації пошукач заздалегідь домовляється з керівником і передає його контакти рекрутерові. Письмову рекомендацію оформляють за визначеною структурою. Якщо ви не знаєте, як писати рекомендаційний лист, допоможе рекомендаційний лист — зразок або шаблон.

З усних рекомендацій роботодавець може отримати неповну або й спотворену інформацію про кандидата, а якщо і сам рекомендувач не має достатньої інформації — і поготів. Окрім того, в попередній компанії могли відбутися кадрові зміни.

Для рекомендацій на роботу потрібен зразок. Рекомендаційний лист має відповідати нормам ділового листування та містити всю ключову інформацію про кандидата. Оптимальний обсяг рекомендації — 300—400 слів. Лист не має повторювати резюме. Очевидно, але ми повторимо: обов’язково треба перевірити рекомендації на наявність граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок. Якщо складаєте лист англійською, перевірте його перед відправленням у спеціалізованих сервісах. Наприклад, у fluent.express текст перевіряють носії мови. А Grammarly з допомогою алгоритмів штучного інтелекту аналізує орфографію, граматику, пунктуацію і читаність.

Структура рекомендаційного листа: що обов’язково вказуються в документі

Рекомендаційний лист і приклади мають відповідати нормам ділового листування і містити такі пункти:

назву документа і заголовок;
особисті дані роботодавця з попередньої компанії, де ви працювали;
основний текст з описом обов’язків, досягнень і soft skills працівника;
контакти рекомендувача;
підпис автора рекомендації;
печатку компанії або керівника (на бажання);
дату складання документа.

Рекомендаційний лист має містити таку інформацію: посада кандидата на попередньому місці роботи, період роботи, його обов’язки та досягнення. Уникайте слів на кшталт «відповідальний», «ініціативний», «самостійний». Доречніше замінити їх фактами: «За 5 років роботи в компанії працівник не припустився жодної серйозної помилки».

Рекомендодавцю варто докладно описати професійні навички кандидата. Окремо згадати особисті якості й софт-скіли, як-от: взаємодія з іншими учасниками команди, відповідальність, лояльність, привітність тощо.

Досягнення та навички треба підтверджувати фактами. Скажімо, якщо в листі йдеться про ентузіазм і креативність, рекомендувач має навести ініціативи або заходи, які пропонував запровадити працівник.

❌ Погано ▶️ Олександр добре керує проєктами.

✔️ Добре ▶️ Знання методології Agile допомогло Олександрові збільшити число вчасно завершених проєктів на 27%.

Важливо оцінити відповідність рекомендованого посаді, на яку він претендує. У делікатній формі вказати причину звільнення працівника. Головне правило — причина має бути нейтральною або позитивною. Скажімо, переїзд, перспективи зростання в новій компанії або медичні причини.

Авторові рекомендації треба повідомити про готовність контактувати телефоном або через імейл, якщо раптом з’являться додаткові запитання про кандидата. Наприкінці вкажіть номер телефону, пошту та інші канали зв’язку, якими активно користуєтеся.

Що ще має бути в рекомендаційному листі

Під час написання рекомендаційного листа й пошуку зразка для правильної структури важливо розкрити такі пункти.

Чи добре ви знаєте рекомендованого?
Чи має кандидат професійні навички або досягнення, які вирізняють його серед інших?
Що мотивує цю людину?
Як він взаємодіє з іншими працівниками? З керівниками?
Опишіть його комунікаційні навички.
Чи зазнавав кандидат провалів? До яких дій вдавався, щоб виправити ситуацію?
Як поводиться у стресових ситуаціях?

Відповідям на ці запитання в рекомендаційних листах варто приділити особливу увагу. Ця характеристика допоможе наступному роботодавцеві зрозуміти особистість кандидата і чому саме його варто вибрати з-поміж інших.

Як написати рекомендацію на працівника: додаткові поради

Уживайте ввічливе привітання: «Шановний + Ім’я (Шановна Олено)!». Навіть якщо ви не знаєте імені роботодавця, намагайтеся звертатися до одержувача безпосередньо, щоб лист був якомога персоналізованішим.

Попередній керівник або HR-менеджер має вказати в рекомендації свою нинішню позицію в компанії. Наприклад: «Мене звуть Анастасія Прізвище, я вже чотири роки я керівник підрозділу A в компанії B». Треба описати стосунки з рекомендованою особою: в якому статусі рекомендувач її знає, як давно знайомий.

Професійних досягнень кандидата буде недосить, тому важливо приділити увагу й особистим якостям. Укажіть дві-три позитивні риси кандидата, релевантних для посади, на яку він подає CV. Використовуйте шрифт Arial, Calibri або Times New Roman зручного для прочитання розміру. Щоб підвищити рівень довіри до документа, рекомендаційний лист бажано оформити на фірмовому бланку компанії та засвідчити підписом рекомендувача.

Правильно складений рекомендаційний лист покаже у вигідному світлі як кандидата, так і колишнього роботодавця

Приклади рекомендаційних листів

Нижче наведено рекомендаційний лист – зразок українською, який можна адаптувати під конкретну вакансію, компанію або посаду.

Я рада рекомендувати [ім’я] на посаду менеджера проєктів [назва компанії]. Як HR-менеджер [назва компанії] я співпрацювала з [ім’я] упродовж останніх трьох років і можу гарантувати його кваліфікацію та позитивні особисті якості.

[Ім’я] почав стажуватися в компанії після університету і вже з перших днів приємно вразив своєю ініціативністю, що виходила за межі його основних обов’язків.[Ім’я] навчався в США і знає англійську мову на рівні Advanced (C1). Швидко ухвалює рішення й одразу береться до роботи. У портфоліо [ім’я] понад 20 успішно зреалізованих проєктів, а також глибокі знання методологій Agile, Scrum і KANBAN.

Спеціаліст ефективно комунікує з командою та успішно керує конфліктами. Завдяки вмінню прогнозувати зміни й адаптації в умовах VUCA прискорив завершення проєктів [назва компанії] у період пандемії 2020 року в 1,5 раза.

[Ім’я] з тих фахівців, які пам’ятають дні народження і планують свята. Він вправний командний гравець, був наставником студента під час стажування в компанії.

Я впевнена, що [ім’я] готовий взяти на себе обов’язки під час роботи в [назва компанії]. З усіх дотичних запитань можете звертатися до мене. Контактні дані докладаю нижче.

Зі щирою повагою

[Ім’я рекомендувача]

[Підпис]

[Дата]

[Контактна інформація]

Хоча письмові рекомендаційні листи досі не є обов’язковими для більшості вакансій, вони допомагають підтвердити професійний досвід, підвищують рівень довіри до кандидата та можуть стати додатковою перевагою під час пошуку роботи. Якщо ж у вас немає змоги отримати рекомендаційного листа, дізнайтеся, якими документами його можна замінити: наприклад, копіями свідоцтв досягнень, довідкою з попереднього місця роботи або рекомендаціями клієнта з іншої компанії.