ᐉ Как организовать работу отдела продаж в удаленном формате

Со временем возможность трудиться дома освоили и специалисты других областей, в том числе и менеджеры по продажам. Организовать удаленный формат работы непросто, однако многие фирмы успешно с этим справляются, считают специалисты компании Indigo Tech Recruiters.

Планирование – первый этап перехода на удаленную работу

Хотите перевести отдел продаж в удаленный формат, но не знаете, с чего начать? Займитесь планированием будущей работы. Схема состоит из таких этапов:

Техническая база. Необходимо, чтобы сотрудники были обеспечены компьютером и стабильно работающим интернетом, телефонной связью, чтобы совершать звонки и получать необходимый результат.
Софт. Чтобы отладить работу, используйте CRM, систему планирования задач, мессенджер для общения, систему гугл-документов, виртуальную АТС для записи разговоров, календари, систему визуализации и сбора данных.
Системный подход к работе. Руководителю стоит четко сформировать обязанности каждого члена команды, определить регламент, наладить систему коммуникации.

Важно правильно организовать работу отдела. Все сотрудники должны работать автономно, но при этом постоянно общаться между собой.

Формирование положительного настроя к удаленному формату работы

Сотрудники, которые привыкли к работе в офисе, испытывают противоречивые эмоции в связи с переходом на удаленный формат. Отсутствие привычных действий (дорога до работы, утренний кофе с коллегами, общение вживую в течение рабочего дня) приводят к тревоге и страху. Некоторые сотрудники наоборот впадают в эйфорию – не нужно вставать на час-два раньше, приводить себя в порядок и тратить время на то, чтобы добраться до офиса в утренний час пик. Такие эмоции приводят к расслаблению и потере мотивации.

Основная задача руководителя – помочь сотрудникам освоить новый формат работы, развеять все сомнения и страхи, правильно организовать трудовой день. При этом необходимо установить контроль за работой сотрудников, чтобы не дать им расслабиться.

Не все могут работать удаленно – для этого необходимо обладать рядом личных качеств, главное из которых – способность к самоорганизации. Часто к удаленной работе привлекают фрилансеров, которые привыкли трудиться дома и знакомы со всеми особенностями удаленки. Вакансии можно найти на популярных сайтах поиска работы, биржах фриланса или в социальных сетях.

Организация рабочего места удаленного сотрудника

Почему многие опасаются перевода сотрудников на удаленную работу? Ответ прост: в офисе у каждого работника есть свое место, оснащенное всем необходимым. Такой мини-кабинет должен быть и дома. Менеджерам по продажам необходима:

отдельная комната, чтобы никто не мешал полноценному рабочему процессу;
современный компьютер или ноутбук;
доступ к скоростному интернету;
телефон, подвязанный к системе CRM, с качественной связью;
качественная гарнитура – наушники, видеокамера.

Залог успешной и полноценной работы – отсутствие шума и посторонних, чтобы менеджер мог спокойно беседовать с клиентами или начальством.

Интеграция рабочих инструментов CRM-системы

CRM-система – это программа, которая облегчает управление бизнесом. Аббревиатура расшифровывается как Customer Relationship Management – «управление отношениями с клиентами». С ее помощью намного легче выстроить диалог с покупателем и продать ему товар или услугу. В системе хранятся все данные каждого клиента – история звонков, покупок. С помощью программы вы можете:

оформить заявку;
написать клиенту сообщение в мессенджере;
отправить письмо по электронной почте;
поставить задачу, написать план на день, неделю, месяц;
посмотреть динамику продаж;
сформировать отчет;
просчитать стоимость услуг;
отследить важные даты (например, напомнить клиенту о продлении договора).

CRM-система удобна и для руководителя – он может наблюдать, чем занят сотрудник, просмотреть отчет.

Отметим, что использование одной CRM-системы бывает недостаточно, поэтому стоит прибегать и к другим программам. Например, прослушивать звонки удобнее с помощью IP-телефонии.

Контроль и учет рабочего времени

Координация и контроль – важный аспект организации процесса удаленной работы. Даже самые ответственные сотрудники без эффекта присутствия руководителя могут расслабиться. Также многим необходима поддержка и обратная связь в течение дня.

Лучше всего действовать по такой схеме:

Организовать утреннее рабочее совещание посредством видеосвязи. Оно должно быть коротким, но продуктивным.
В середине дня осуществить промежуточный контроль, в течение всего времени быть на связи с подчиненными в мессенджерах.
В конце рабочего дня подвести итоги.

Раз в неделю проведите более детальное совещание, на котором вы обсудите успехи и ошибки, проанализируете результаты и составите планы.

Обязательно согласуйте рабочий график. Если вы выбираете стандартный 8-ми часовой день, для контроля рабочего времени целесообразно использовать специальную программу, которая показывает активность пользователя. Однако это необязательно. Многие удаленные менеджеры по продажам продуктивно работают в свободном графике.

Плюсы и минусы удаленной работы отдела продаж

У удаленной работы есть преимущества и недостатки. К плюсам относятся:

экономия средств на аренде помещения и оборудовании офиса;
можно тратить больше времени на общение с клиентами и получать хороший результат;
есть больше возможностей для масштабирования бизнеса;
повышение продуктивности работы сотрудников за счет самостоятельно выбора места труда – отсутствие постоянного контроля снижает уровень стресса.

Также наблюдаются и минусы:

нет возможности полноценно контролировать сотрудников;
возникают сложности с формированием корпоративной культуры;
нет возможности узнать подчиненных достаточно хорошо;
существуют риски срыва планов и дедлайнов.

При правильной организации рабочего процесса недостатки сводятся к минимальным. Эффективность удаленной работы можно оценить спустя неделю-другую после начала.

Еще больше интересных статей на эту или другие темы можно прочесть в нашем блоге.