Деловая переписка. Что по мессенджерам?

Любые здоровые отношения — это о правильной дистанции и заботе. 

С коммуникацией, особенно письменной, все обстоит точно так же — никаких вторжений и надругательств над личными границами. 

Электронная почта — самое экологичное пространство. Мессенджеры в соцсетях — площадка для персональных диалогов. Телефонный звонок — это вообще все равно что без спросу запрыгнуть к человеку на коленки. 

1. Поэтому первое правило бойцовского клуба (с) — всегда спрашивай, какой канал связи самый комфортный. 

2. Не стоит писать незнакомцам  в WhatsApp и Telegram — есть такая мысль, да. Эти мессенджеры привязаны к номеру телефона, а значит ассоциируются с личным пространством.

И я бы рада согласиться, но не могу, потому что на диалогах в телеграме держится половина отечественного рекрутинга. Писать все-таки можно и нужно. Просто важно, КАК вы это делаете (о том КАК — чуууть позже в заметке).  

В Facebook все обстоит теплее. Добавляешь незнакомого человека, представляешься, озвучиваешь запрос/предложение — и поехали. Плюс в FB есть разные профессиональные группы, поэтому не будет странно, если вы постучитесь с запросом по какому-либо профессиональному поводу.

Впрочем, здесь тоже можно спорить — потому что, например, в Штатах или Израиле вторжение в FB могут и не понять. С этой точки зрения, самой правильной площадкой для элегантного нетворка остается LinkedIn.

3. Отсюда еще один важный момент — учитывать контекст. Если понимаешь, кому и зачем пишешь, сразу ясно, где уместно начать диалог. 

4. Первое сообщение должно быть кратким и по делу. Если получается много букв и приходится делить на абзацы — лучше идти в почту. Необузданный поток сознания и длинные сообщения в мессенджерах выглядят стремно.

5. И да, вероятно, вас читают с экрана смартфона, поэтому лучше убрать весь мусор — реверансы, вежливые прелюдии, длинные приветствия и слишком детальные описания. 

Все эти “привет, как дела?”, “надеюсь, у вас продуктивная неделя” ,“ можно задать вопрос?” «хочу озвучить предложение» — в топку. 

А еще не рассыпайтесь в благодарностях — 2 “спасибо” в одно сообщение и хватит. 

6. Чем писать, почему вы классный, лучше напишите в чем ваша польза. 

Обороты вроде “вижу много поводов для сотрудничества”, “вижу много совпадений, поэтому предлагаю ..” — не работают. Потому что:

  • не факт, что собеседник видит эти совпадения. 
  • не факт, что ему вообще интересно сотрудничество. 

Лучший сценарий: рассказать в фактах/цифрах, как и чем вы можете пригодиться, а в финале сообщения просто спросить, насколько это все актуально.

Если можете чем-нибудь поделиться (скидка, промокод, билет на крутую конференцию, эстимейт по рынку, консультация, знакомство с классным специалистом) — вообще бинго.

7. Ваши эмоции и отношение к чему-либо тоже не особо интересны. Важно, чтобы сообщение было:

  • Конкретным: легко понять, что именно вы хотите от получателя.
  • Детальным: есть точная дата и место встречи, тема нужного письма, имя файла или ссылка на файл.
  • Лаконичным: чтобы читателю не пришлось тратить время на лишние детали (писать коротко — не значит сухо. Писать коротко — значит с уважением относиться ко времени собеседника).

*На заметку: Знак вопроса — мощь, потому что резко увеличивает шансы на внятный ответ. Часто мы никак не обозначаем в сообщении, что именно хотим от собеседника. В этом случае легко потеряться — «от меня сейчас требуется какая-либо реакция, или это просто информация к сведению?».


Например, из свеженького:

“Выглядит хорошо, но может стоит чуть изменить шрифты”

“Видели саммари? Хочется расширить”

“Смотрите какая клевая рассылка у ребят! Хотелось бы прийти к похожему визуалу”. 

(Это задача? Нужно что-то ответить? Кто-то должен взять на себя инициативу? Если да, то кто?)

Куда понятнее: 

“Команда, глядите, как хорошо сверстали! Маша, можешь запилить нам похожий стиль для мартовской рассылки? Вот ссылка на текстовый документ: … Вот папка с изображениями и референсами: … Если поставим срок до пятницы (21.03) — успеешь?»..

8. Аккуратнее с аббревиатурами и сокращениями — ИМХО, ЛОЛ, ОМГ, Пжлст, Нзчт, Сэнкс, Айс.

Подобный выпендреж не всегда комфортен для собеседника, а иногда вообще затрудняет чтение. Плюс всякие “ИМХО, ЛОЛЫ” сразу уводят переписку в неформальщину — это не всегда уместно.

Кстати, аббревиатуры чаще встречаются в англоязычных диалогах. И не всегда это уже знакомые ASAP и FYI. Вот небольшая шпаргалка:

gl (good luck) — удачи

gb (good bye) — пока

afaik (as far as I know) — насколько я знаю

btw (by the way) — кстати

brb (be right back) — скоро вернусь

cul (see you later) — увидимся позже

ttyl (talk to you later) — напишу позже

tia (thanks in advance) — спасибо заранее

lol (laugh out loud) — смеюсь вголос

jk (just kidding) — просто шучу

np (no problem) — без проблем

9. Отвечайте на просьбы в чате с толком. Сделаю”,“принято”, “услышал”не вариант. Куда более обнадеживающе: “будет готово в среду (5.05), к 14.00” или “смогу включиться в задачу с 16.00”. Цитируйте текст оригинального сообщения или используйте функцию «ответить».


*На заметку: все, что вы пишете в мессенджер, может быть прочитано кем-то еще. Конфиденциальную информацию нужно отправлять в секретном чате или письмом.


10. Смайлы в мессенджерах: вполне уместно. 

Но присмотритесь — если ваш собеседник не употребляет в сообщении (rocket) (mooning) (rock) (cocktail), тут лучше не увлекаться.

11. Вообще, присматриваться и подстраиваться — хорошая практика. Причем, не из манипулятивных соображений, а заботы ради — сделать так, чтобы всем было удобно в диалоге, и заодно сэкономить время на ненужных разъяснениях.

Например, если человек пишет легким и неформальным слогом, отправляет короткие сообщения — как только мысль оформилась, можно отвечать в том же духе. Но если собеседник предпочитает объемные и цельные сообщения, то есть вероятность порядочно его пробесить беспорядочным флудом. 

И да,

писать

по 

одному

слову 

сильно не круто

12. В мессенджерах лучше обсуждать поточные вопросы. Для серьезных задач и принятия решений существуют личные встречи, переговоры и звонки.

13. Дайте чату имя, если это групповая переписка. Так всем будет удобнее найти переписку и вернуться в полилог. Вроде очевидно, но в общем чате стоит делиться информацией, которая важна для всех участников. Если должны знать все, но сообщение адресовано конкретному человеку — укажите имя и тэгните @.

14. Прежде чем познакомить людей в общем чате, сначала нужно согласовать этот момент с каждым по-отдельности. И только так.


*На заметку: переписка в мессенджерах не является формальным доказательством достигнутых решений и больше схожа с неформальной устной договоренностью, которую всегда лучше дополнительно зафиксировать.


15. Если обсуждение ведется в мессенджере — результаты нужно дублировать в почту. Таким образом, все итоги диалога будут в доступе + дубль в почте помогает синхронизироваться с собеседником в понимании задач.

16. Если отменяете встречу или срочные договоренности — нельзя полагаться на мессенджер. Не всегда получается отреагировать на уведомления — лучше созвониться, особенно если в запасе мало времени. 


*На заметку: в мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. Это асинхронный обмен сообщениями, который можно сделать синхронным по предварительной договоренности.


17. Лучше не писать в нерабочее время. 

Кстати, не всегда команда может себе позволить не отвечать на сообщения руководства в мессенджере. В нерабочее время можно решать только экстренные вопросы.

Вообще, особенность цифрового этикета в том, что любое правило можно объяснить не только принципами взаимного уважения, но и технологическими особенностями.

Например, отправлять письма счастья в ночь не ок, потому что у большинства людей на смартфонах пиликают уведомления, и если, засыпая, человек услышит звук сообщения — очень вероятно, что он потянется за телефоном (сужу по себе, да). 

И нет, люди не обязаны эти самые уведомления отключать.


*На заметку: в Telegram есть заботливая функция “silent notification” (такой перечеркнутый колокольчик).

Чтобы отправить такое сообщение, нужно нажать на кнопку отправки и удерживать ее, пока не появится всплывающее окно с активацией беззвучного режима. Такие уведомление помечены специальным значком, чтобы собеседник мог почувствовать вашу заботоньку.


18. Пока мы делаем дела, сообщение может потеряться — в замьюченных каналах и других переписках. Чтобы подстраховаться, можно:

  • пометить сообщение непрочитанным  (эта функция есть в любом мессенджере). 
  • закрепить сообщение сверху.

19. Иногда бывает, что человек онлайн, прочел сообщение, но не отвечает — это его право, ребята. Не надо забрасывать сверху записками.

А еще в настройках мессенджера можно настроить приватность таким образом, чтобы другие пользователи не видели время вашей последней активности и отметку “прочитано” в сообщениях.

Вообще, мессенджеры придумали для того, чтобы общаться быстро и просто. Если видите, что переписка становится томной и больше мозолит, чем помогает решать вопросы — идите в оффлайн. Попробуйте договориться о телефонном разговоре или простом человеческом общении за обедом. 

Толку от правил мало, если на деле они не упрощают нам жизнь.

 

И напоследок: 

САМИ СЛУШАЙТЕ СВОИ АУДИОСООБЩЕНИЯ (с).

 

автор: Злоя Борщ

1 250 просмотров

Получить бесплатную консультацию

Оставьте сообщение и мы свяжемся с Вами

Обратная связь

Оставьте сообщение и мы свяжемся с Вами

Обратная связь

Оставьте сообщение и мы свяжемся с Вами