Як за 7 тижнів організувати міжнародну конференцію і не збожеволіти

2 місяці тому до мене прийшов улюблений брат і творець агентства RelocateMe Андрій Стеценко, і запропонував створити для IT-рекрутерів України захід, якого раніше не було. Щось міжнародне, некомерційне та антиконференційне. Тоді це звучало утопічно, але збудливо.

У результаті 19 червня 2015 року відбулася перша у світі (у світі, Карл!!! ) #TRUKiev антиконференція для IT-рекрутерів. 8 країн (Україна, Великобританія, Нідерланди, Ізраїль, США, Німеччина, Росія, Білорусь), 101 учасник із сукупним досвідом в IT-рекрутингу 452 року.

Особливе спасибі Біллу Боорману, глобальному організатору TRU unconference, який підтримав наш почин. Для довідки: антиконференція (unconference) – вільний простір для спілкування професіоналів без презентацій, доповідей та бейджів. Тільки живе спілкування та обмін досвідом.

Хочу поділитися своїми організаторськими висновками.

СПОНСОРИ

Пошук спонсорів — той ще головний біль, що потребує терпіння та часу. Ми з Андрієм по черзі психували та збиралися провести TRUKiev коштом бюджету Indigo і RelocateMe. Але терпіння і праця все перекрутять?

Привід для гордості: #TRUKiev все-таки відбувся завдяки:

• Indigo
• RelocateMe
• CNA International
• Work.ua
• Dopomoga
• DAXX
• UkrStream

Гіркий досвід:

• Виділіть на пошук спонсорів щонайменше 3 місяці. Виходьте на ОПР (осіб, які приймають рішення), а не асистентів маркетологів або рядових рекрутерів, які обіцяють передати вашу пропозицію далі.
• Вже на початку пошуку підготуйте потрібні пакети документів. Інакше спонсор дозріє, а ви ще тиждень готуватимете папірці (комерційна пропозиція для спонсорів російською та англійською (“ми ж в ІТ”), договір про спонсорство та акти виконаних робіт)
• Дивіться ширше. Ми чомусь думали, що великі IT-аутсорсери з широкими бюджетними кишенями це наша цільова аудиторія. Але виявилося, що більш гнучким, відкритим та інноваційним виявився невеликий бізнес.

Тож ще раз дякую спонсорам TRUKiev за готовність підтримати незнайомий формат та розвивати IT-рекрутинг України.

УЧАСНИКИ

Привід для гордості: Я вважаю, у нас були найкращі учасники. Щоправда, довелося робити ручну пре-модерацію, сформувати листи очікування, не пустити парочку рекламних агентів і відмовити бажаючим, які або пізно зареєструвалися, або були зовсім джуникам.

Гіркий досвід:
Реєстрація… Для мене це було пекло! Схвильовані рекрутери — народ небезпечний.
Когось пропустили, хтось вказав на неправильні контакти, комусь не відповіли протягом 1 робочого дня. Багато часу пішло на стикування, інформування, відповіді на запитання.

КОНТЕНТ

Тут суцільний привід для гордості. Вважаю, ми все зробили правильно.

Формуванням контенту займався Андрій. Він переконався, що трек-лідери готові до виступів, є чітка структура розмови та унікальна думка на задану тему.

Спочатку Андрій промоніторив, про що говорять рекрутери світу. Виявилося, що в більшості їх хвилюють ті самі теми, що й рекрутерів України:

• Майбутнє / тренди IT рекрутингу
• Чи виживуть рекрутингові агенції
• Сорсинг як окремий напрямок рекрутингу
• Тонкощі сорсингу та побудова команд ресерчерів
• Чорна магія у сорсингу та приховані ресурси для пошуку талантів
• Visual Sourcing — цінність фото/відео у пошуку талантів
• Мобільні девайси на варті рекрутингу
• Social media на допомогу рекрутеру
• Employer branding - особистий бренд рекрутера
• Інструменти в роботі рекрутера, автоматизація процесу, CRM
• Робота з рекомендаціями
• Мистецтво e-mail листування
• Автовідповідь — інструмент рекрутера
• Метрики в рекрутингу
• Хто такий «видатний» рекрутер
• Що взяти з продажу та управління проєктами

Ми створили спільний скайп-чат та запропонували трек-лідерам ці теми з парочкою вкидань на локальні проблеми.

За тиждень до заходу ми ще раз проговорили з кожним трек-лідером його тему та були абсолютно спокійні, що всі доповідачі підготовлені.

УВАГА ДО ДЕТАЛЕЙ

Про це говорять усі досвідчені організатори. Дрібниці роблять конференції. Точніше, в організації конференцій дрібниць не буває. Починаючи з того, чи будуть бейджики на одній або двох мотузочках, чи буде смачна кава, чи швидкий інтернет, і наскільки привітно вам посміхнулися на реєстрації.

Привід для гордості:

• Кава-брейки по-літньому з морозивом та черешнею-полуницями (за відгуками всім сподобалося)
• Милі няшності типу музею рекрутингу та легенди про Машу та джавіста

• Плакати з безглуздими питаннями рекрутерів “Ким ви бачите себе через 5 років” або “Якби ви самі в себе проводили співбесіду, то яке б питання поставили”. Учасники із задоволенням відповідали та постили відповіді у соцмережах.

• Дої Після TRUKiev відео від організаторів набрали близько 700 переглядів і додали ажіотажу.

Гіркий досвід:

• Не одразу зрозуміли, що кава-машина шумить і заважає трекам в одній із залів. Отже, змушені були вимикати її між кава-брейками.
• Не поставили чіткого завдання фотографу, які ракурси — must have, і тому збирали з чужих сторінок потрібні фотки для пострелізу

САЙТ

Привід для гордості:
Не заощаджуйте на дизайні. Як людей ми оцінюємо по одязі, так майбутній івент — на сайті.

Гіркий досвід:
З 7 тижнів підготовки 3, 5 тижнів з'їла розробка сайту. Хотілося стартанути ідеально, тож чекали до останнього. Хоча в цей час вже могли анонсувати TRUKiev і, що ще важливіше, шукати спонсорів.

Плюс із економії ми вирішили відмовитися від зручної адмінки. Тому всі доповнення (нові спонсори, трек-лідери, знайдені друкарські помилки або класні формулювання) заводилися через програміста. Це заважало оперативності та напружувало спонсорів, які одразу після оплати хотіли бачити себе розміщеними серед інших партнерів TRUKiev.

SMM

Привід для гордості:
Правильний хештег — наше все у сучасному світі. Він має бути коротким і зрозумілим. Особисто я була на івентах, коли за всього бажання мені було незрозуміло, як тегувати те, що відбувається. Назва була така довга, або така мудра, що я плутала букви або послідовність слів.

Ми вибрали #trukiev і одразу винесли назву хештега в дизайн логотипу.

Гіркий досвід:
Ось на що нас уже не вистачило (і я вважаю це великим мінусом), так це на інформаційний шум у соціальних мережах До, Під час та Після заходу. Наступного разу посаджу спеціально навченого чоловічка, який активно поститиме в мережі те, що відбувається, і виловлюватиме хештеги івенту у твіттері, фейсбуці та вконтакті.

DAY-OFF

Створення івентів — справа нервова та повна форс-мажорів. Так сталося, що роль мадам Цербер у команді організаторів випала мені. Тому коли закінчилися всі афтеафтепаті, відлайкалися фінальні коментарі, і останні гості були посаджені на потяг, на мене впала вся втома світу.

І ось тут важливо дати собі та команді пару вихідних днів, щоб насолодитися цим солодким станом “Ми зробили це!”

ВИСНОВКИ

• у підготовці заходів дрібниць не буває
• готуйте сани спонсорів з літа
• радьтеся з іншими організаторами (мені допоміг досвід Влада Флакса, Андрія Ніколова та Дениса Каланова)
• виховуйте своїх спікерів та несіть відповідальність за контент
• дякуйте всім-усім, хто допоміг вашій мрії втілитись у життя

Як джуніор організатор, буду рада конструктивній критиці та вашим рецептам успішних івентів.