Позвоню тебе вчера: как организовать работу удаленной команды в разных часовых поясах?

Чтобы вместе работать над проектом, больше не обязательно сидеть через стенку open space. Разделять команду может даже океан: многим удается быть коллективно-продуктивными, физически находясь в разных странах. Это открывает новые возможности, в том числе и в IT-рекрутинге. Сложность, пожалуй, только в организации: учитывать разные часовые пояса, пока один пьет первую чашку утреннего кофе, другой — последний бокал вечернего… фрэша. Как же быть с разницей во времени, когда работаешь с удаленной командой?

Установите правила

Если рабочий день фиксированный и разница во времени невелика, можно просто сдвинуть график для части команды на пару часов. А если кто-то трудится, скажем, в Киеве, а кто-то — в Лос-Анджелесе? На 10 часов, в глухую ночь, график не «перекроишь». Но решения есть. Так, команда IT-рекрутингового агентства Indigo работает удаленно уже 10 лет, из разных городов и даже стран, и не собирается «оседать» в одном офисе. Поскольку теперь важнее результат, а не отсиживание «от звонка до звонка», IT-команды тоже все чаще могут решать, в какие часы им работается лучше. Кто-то готов сворачивать горы спозаранку, а кого-то прилив сил настигает ближе к обеду. При этом, если люди не работают в одном пространстве, учесть все эти нюансы и организоваться для обсуждения важных вопросов нелегко.

Чтобы не было путаницы, установите единые для команды правила и следуйте им. Договоритесь, в какие дни и часы и каким именно способом (например, через Skype или Google Hangouts) выходить на связь, и как решать срочные дела. Например, пятница, 16. 16 — это время для стендапов в Indigo (по Киеву). Очень важно, чтобы не только лидер, а все участники команды, которые взаимодействуют между собой, были в курсе графиков друг друга. Есть смысл зафиксировать эту информацию для общего доступа.
И хотя удаленные команды — очень гибкие, это все-таки не совсем свободные художники. Договоритесь не пропадать из доступа, не предупредив об этом команду.

Сверьте часы

В кино комнаты для переговоров, где влиятельные люди вершат судьбу мира, обвешаны часами, которые показывают время по мировым столицам. Очень полезная привычка: так никто не потревожит ночным звонком сладкий сон какого-нибудь диктатора.

В удаленной команде тоже важно иметь возможность оперативно узнать, который час у коллеги. Для этого есть удобные приложения. Например, World Clock.

Пишите письма

Благодаря почте и мессенджерам выходить на связь в режиме реального времени нужно не так уж часто. Обмен короткими сообщениями позволяет коллегам получать нужную информацию оперативно и в тот момент, когда им удобно. Можно выбрать любимое командное средство быстрой связи. Но полезно знать и привычки друг друга — кто-то быстрее всего отвечает в Skype или Slack, а кто-то в социальных сетях.

А поговорить?

Конечно, тоже нужно. И обсудить работу над проектами, и просто командообразоваться. Как выбрать удобное для всех время?
Работая удаленно, приходится планировать даже планирование. Решите ребус: запишите «часы продуктивности» каждого в команде и проследите, где они совпадают. Если разница во времени ощутимая — например, 10-12 часов, кому-то придется выходить на связь рано утром, кому-то — поздно вечером. Но скорее всего, отыщется часок-другой, который устроит всех. Что ж, издержки есть и в удаленном формате работы. Обычно удаленные команды ориентируются на время, удобное большинству, но с учетом интересов всех участников. А некоторые даже договариваются о графике обсуждения того или иного направления в работе — о продвижения продукта или стратегии.

Особенно о стратегии: составлять планы всей командой полезно для результатов. Тогда люди чувствуют личную ответственность и заинтересованы в реализации планов, это смещает фокус с контроля менеджера на самоорганизацию. Именно так и поступают в Indigo: стратегические сессии проводятся всей командой.
Можно составить и мини-графики для людей, которые чаще всего решают вопросы между собой. Вдруг кому-то как раз нравится брейнштормить именно под таинственным лунным светом?

А менеджеру полезно запланировать время для one-to-one общения с каждым в команде. И регулярно выходить на видеосвязь, поговорить о работе и личных результатах, и что важно — не только о них. Спросить, как дела. Просто так.

Поделитесь планами

Любой команде нужна система, в которой можно фиксировать задачи, коллективные и индивидуальные. А удаленной команде — особенно. Кому-то подойдет Google-календарь, кому-то Trello или другие решения под различные задачи. В таком случае вам не придется лишний раз звонить коллеге с вопросом «Ну когда же ты уже?. . »: задачи и их статус всегда перед глазами.

В работе удаленных команд все держится на самоорганизованности. Не важно, о ком речь - IT-рекрутерах или Frontend-разработчиках - даже идеальный график бесполезен, если люди не умеют управлять собой. Идея подбора IT-специалистов для удаленных команд в том, чтобы не ограничиваться географией. Приглашать людей, которым не нужно всевидящее око менеджера за спиной. И, несмотря на сложности, опыт многих удаленных команд показал: разница во времени не мешает, а порой даже помогает быть более собранными, эффективнее коммуницировать и разумно тратить наш самый ценный ресурс.

И все-таки команде необходимо находить возможность раз в квартал (или хотя бы раз в полгода) видеться под одним солнцем. Сложно переоценить удовольствие от таких встреч, в едином времени и пространстве. Когда можно обняться, рассказать как дела и обменяться смайликами в офлайне - без гаджетов и прочих технологических посредников.