Чи ласкаво просимо: чек-лист для «правильної» адаптації новачків

Знайти сильного фахівця – лише половина справи. Не менш важливо допомогти йому швидко адаптуватися, зрозуміти процеси, познайомитися з командою та вийти на запланований рівень продуктивності. Рекрутингове агентство Indigo підготувало чек-лист адаптації новачків, який однаково добре працює як в офісі, так і під час віддаленої роботи.

Підготовка

Отже, джоб-оффер підписано. Щоб перший робочий день пройшов без стресу, більшість організаційних питань варто закрити ще до виходу людини на роботу. Підготуватися та гідно його зустріти:

• Погодити дату виходу в офіс (або початку роботи на віддаленні)
• Поінформувати проджект-менеджера, тимліда, команду, коли чекати новачка (нагадати за день до виходу)
• Обговорити, яка техніка та програмне забезпечення необхідні фахівцеві
• Купити, взяти в оренду, знайти на складі (або доставити ньюкамеру додому) потрібну техніку та встановити (оплатити) ПЗ
• Підготувати робоче місце (меблі, техніка, канцтовари, велкам-пак)
• Запросити у відповідальних людей потрібні облікові записи, паролі та іншу інформацію
• Запросити у новачка документи для оформлення кадрового супроводу.

Бонусні ідеї:

1. Можна заздалегідь попросити людину заповнити анкету, розповісти про себе та свої захоплення, і у велкам-бокс включити щось особисте, пов’язане, наприклад, з хобі.
2. Якщо це відповідає культурі компанії, можна заздалегідь додати нового колегу до корпоративних спільнот або неформальних чатів. Це допоможе швидше відчути себе частиною команди.
3. Записати коротке відеопривітання або зробити креативний welcome-пост від команди.
4. Якщо команда невелика, гарною ідеєю стане коротке персональне привітання від CEO або керівника напряму.
5. Підготувати та заздалегідь відправити новачкові короткі «досьє» на його керівника, наставника, колег.

Перший день

Співробітник уперше переступив поріг офісу (включив удома комп’ютер) як повноцінний член команди. Як зробити цей досвід позитивним, адже двічі перше враження не справиш?

1. Супроводити до відділу кадрів (віддалено підписати документи).
2. Провести вступний інструктаж (техніка безпеки в офісі, графік, правила взаємодії в команді).
3. Видати перепустку, ключі, корпоративні облікові записи, паролі, налаштувати підписи.
4. Надіслати велкам-лист з ключовою інформацією (контакти, люди).
5. Провести екскурсію по офісу (у разі ремоуту – віртуальну).
6. Познайомити новачка з командою (для віддаленого формату – організувати короткий онлайн-дзвінок).
7. Представити новачка всьому офісу листом (або в найближчому корпоративному. дайджесті) – можна додати фото та базову інформацію про людину (досвід, роль у команді, трохи про особисте, що комфортно).
8. Вручити велкам-бокс (або відправити його кур’єром тим, хто працює вдома).
9. Додати новачка в потрібні йому групи, чати, розсилки.
10. Обговорення з керівником та постановка завдань на випробувальний термін (зрозумілих, здійсненних, з вимірними показниками, краще – письмово).
11. Провести welcome-сесію: коротко розповісти про історію компанії, її структуру, ключові проєкти, команду, корпоративну культуру та принципи роботи.

Бонусні ідеї:

• Деякі команди класичний велкам-тренінг замінюють нестандартними форматами – наприклад, пропонують пройти квест офісом, робочими місцями колег або відгадати загадки, відповідями до яких будуть цікаві факти про компанію
• Знайомити команду з новачком можна також не зовсім звичайно – наприклад, серед фактів про нього «сховати» хибний, і залучити команду, запропонувавши знайти «підставу»
• Можна видати колезі вітальний плакат із підписами всієї команди
• Відмінна практика – спільний неформальний ланч із новою командою прямо в офісі (або онлайн)
• Якщо у команді є власні традиції, внутрішні жарти чи професійний сленг – розкажіть про них. Так новій людині буде легше адаптуватися до команди.

Перший тиждень

Перший тиждень – гарний момент, щоб перевірити, як проходить адаптація і чи не виникло перших труднощів. Через тиждень після виходу людини в офіс супроводжуючому (керівнику, HR-у, менеджеру з адаптації) варто поспілкуватися з ним у форматі one-to-one.

Що обговорити:

• Загальне враження, настрій новачка
• Що відповідає початковим очікуванням, а що – ні
• Як складаються відносини з менеджером, командою, іншими напрямками, клієнтами
• Чи зрозумілі поставлені завдання та чи вдається їх виконувати
• Чи достатньо інформації, техніки, доступів та інших ресурсів для роботи
• Які складнощі виникали, чому і хто допоможе їх вирішити
• Яка ще підтримка необхідна

Перший місяць (півтора)

Через 4-6 тижнів уже можна оцінити не лише перші враження, а й результати роботи. Це хороший момент для ще однієї one-to-one зустрічі, щоб обговорити прогрес, труднощі та домовитися про наступні кроки.

Є сенс провести ще одну one-to-one зустріч. Питання – ті ж, що й наприкінці першого тижня, але висновків у обох сторін уже більше, а тому обговорення буде предметнішим і тривалішим. Вже є перші результати, можливі конфлікти, невиконані завдання… Якщо новачок, керівник, команда поділяться чесним фідбеком і знайдуть спосіб розв’язання розбіжностей, можна «вирівняти» ситуацію. Фідбек, домовленості, якщо потрібно – скориговані завдання на випробувальний термін важливо зафіксувати письмово.

Три місяці

У багатьох компаніях саме три місяці є завершенням випробувального терміну. Це час підбити підсумки адаптації, оцінити результати роботи та ухвалити рішення про подальшу співпрацю.

Якщо фідбек від керівників, команди, клієнтів говорить про те, що все зрослося – залишається лише кілька приємних турбот:

• Повідомити співробітника про проходження випробувального терміну (часто – разом з фідбеком про його роботу)
• Провести черговий one-to-one
• Привітати з проходженням випробувального терміну в чаті, дайджесті, особисто при команді в офісі (запропонувати колегам приєднатися – у гіфках та велкам-відео, якщо працюєте онлайн)
• Подарувати символ причетності до команди (футболка з логотипом, чашка тощо)
• Перепідписати документи (якщо потрібно)
• Запросити фідбек самого співробітника – як він запропонував би покращити процес адаптації на майбутнє?

Бонусні ідеї:

• Деякі компанії підтримують власні традиції: символічні відзнаки, брендований мерч або невеликі ритуали для тих, хто успішно завершив випробувальний термін.
• Вечірка у будь-якому форматі (від коктейль-паті до змагання з підтягування) – теж чудова ідея, головне – провести її на честь новачка та його успішної інтеграції.

Перший + рік

Адаптація не закінчується після випробувального терміну. Гарна практика – пам’ятати про дату приєднання людини до команди. Невелике привітання в річницю роботи допомагає підтримувати відчуття приналежності та показує, що внесок співробітника цінують.