Как перевести команду на ремоут: 8 правил организации удаленной работы

Удаленная работа позволяет искать таланты в команду воистину без границ — в любой точке земного шара. При таком формате работы не нужно оплачивать аренду офиса. Тратится меньше времени на непродуктивные совещания. Сотрудники, работая удаленно, не теряют время на дорогу, управляют своим графиком, ориентируясь на пики продуктивности, и уделяют больше внимания семье.

Есть и показательные цифры. Например, по данным исследования IWG, в мире удаленно работают более 1, 3 млрд сотрудников. В Украине этот тренд тоже набирает обороты.

Так как же перевести команду на ремоут? Вот алгоритм, который предлагаем мы с рекрутинговым агентством Indigo. Команда которого, кстати, уже 12 лет успешно работает именно в таком формате.

1. Стройте работу на доверии, ответственности и результатах

Именно эти условия можно смело назвать тремя китами успешной работы в формате ремоута. Без них ничего не сработает, даже если в вашем распоряжении лучшие технологии и налаженные процессы.

Если в удаленной команде люди срывают сроки, не выполняют договоренности, приходится постоянно переживать о том, что они там не работают, а занимаются непонятно чем — дело вовсе не в ремоуте. Значит, проблемы начались гораздо раньше. Это может быть ошибка при найме, выгорание сотрудников или недопонимания, которые возникли уже в процессе удаленной работы.

Формат ремоута сработает, только если команда ориентируется на результат. Но для этого важно правильно выстроить процессы. Ставьте долгосрочные цели, устанавливайте конкретные задачи и ожидаемые результаты на каждый месяц. Старайтесь сохранять при этом гибкость, то есть вовремя пересматривать приоритеты и контролировать промежуточные результаты, чтобы убедиться, что идете в нужном направлении. Также важно обеспечить связь между системой оплаты и результатами (бонусную часть), чтобы у людей была дополнительная мотивация выполнять свою работу еще лучше.

2. Примите решение: нужно ли вам это?

Итак, задайте себе вопрос и попробуйте честно на него ответить: готовы ли вы строить новую культуру, основанную на доверии, ответственности и результате? Если да, продолжим. Представим, что ваша команда привыкла работать в офисе. А вы вдруг придумали (или лучше — приняли взвешенное решение, просчитав в том числе и экономический эффект), что пора попробовать удаленный формат. Нельзя просто взять и объявить, что с завтрашнего дня все — от frontend разработчика до SММ-специалиста — работают из дому. Такое решение желательно коллегиально обсудить.

Какие преимущества люди видят в офисной работе? И какие недостатки? Какие у них могут возникнуть сложности при переходе на ремоут: организационные, технические или даже психологические? Это полезно знать, чтобы затем построить комфортную и продуктивную работу.

Например, стоять в пробках по три часа каждый день не нравится никому — это веский аргумент, все будут рады уделить время семье, хобби или спорту. Но вот живого общения с коллегами многим будет не хватать. Важно заранее обсудить, как это компенсировать: например, регулярно встречаться в коворкингах, чтобы подвести итоги, побрейнштормить и просто поговорить по-человечески.

3. Да будет так: установите четкие правила

При удаленной работе правила особенно важны. И необходимо, чтобы команда изначально готова была им следовать. Правила касаются всех ключевых моментов: когда команда выходит на связь, как строятся коммуникации, как ставятся задачи и осуществляется контроль.

Договоритесь о том, что работу можно планировать гибко — ведь все знают цели. Что в офис приходить не нужно, а вот брать на себя ответственность — перед коллегами и клиентами, все еще необходимо. Пропасть с радаров команды, не предупредив — все равно что выйти за пончиком в обеденный перерыв и не вернуться.

Важно, чтобы каждый в команде понимал: о форс-мажорах нужно сообщать. И должен быть отрезок времени, оптимально — каждый день, от пары до нескольких часов, когда все доступны для коллективной работы.

Если команда работает из разных городов или даже стран, придется согласовать время для коммуникаций, а это не всегда легко из-за разных часовых поясов.

4. Управляйте коммуникациями

В офисе обмен информацией происходит словно сам собой, особенно в небольшой команде. Мы даже не отдаем себе отчет в том, что узнаем новости — они просто звучат рядом, и мы в курсе всего. При удаленной работе информацией нужно осознанно управлять (с помощью писем, сообщений, встреч онлайн и лично). Установить примерный график регулярных коммуникаций и реагировать на потребности (проекта или людей), находить время на незапланированные встречи.

Кроме ежедневных коммуникаций, чтобы закрепить результат, можно, например, готовить для команды ежемесячные дайджесты, в которых есть информация про важные новости компании, фото и история новых сотрудников и достижения тех, кто уже работает в команде, и т. д.

5. Улучшите навыки самоменеджмента

При удаленной работе правила важно установить не только для команды, но и для себя самого. Особенно если вы руководитель. Это касается и собственных задач, ресурсов, личного тайм-менеджмента: если организоваться удаленно не может даже лидер, вряд ли это получится у остальных.

Научитесь управлять собой в новой обстановке. Продолжайте планировать, заполнять календарь, выходить в коворкинги, когда родные стены слишком громко призывают к релаксу, переодеваться в специальную рабочую пижаму, чтобы не растерять настрой.

6. Используйте технологии

Собственно, именно благодаря технологиям это и стало просто — работать с удаленной командой. Договоритесь, какие инструменты будете использовать, чтобы оставаться на связи, проводить видеосовещания, хранить рабочие материалы, согласовывать графики, вместе работать над документами. При удаленной работе нужный документ нельзя запустить в коллегу бумажным самолетиком — все должно быть в общем доступе, чтобы каждый мог в любой момент найти необходимое, что-то проверить, доработать, переслать. Выбирайте удобные для себя инструменты: Google Hangouts, Dropbox, Google Docs, Skype, сервисы совместной работы над задачами (Jira, Trello) и т. д. Доступных инструментов множество. Для быстрого обмена сообщениями лучше, если команда выберет один мессенджер и создаст в нем группу. Но полезно знать приложения, которыми предпочитает пользоваться каждый из команды — для решения оперативных вопросов между собой, которые не требуют привлечения всех.

7. Оставляйте не только обязанности, но и права

В удаленной работе есть много неочевидных нюансов. В офисном режиме более четкие границы между работой и личными делами. При ремоуте они размываются. То сам сотрудник слишком расслабится и выпадет из графика. То его семья завалит просьбами — дескать, все равно же дома сидишь, а стало быть, ничего важного не делаешь. Слишком уж укоренилось мнение, что человек в тапках не может заниматься чем-то серьезным, даже если это крутой ios разработчик, который работает над прорывным проектом.

А то и руководитель забудет о том, что удаленный сотрудник тоже может, например, заболеть. И имеет право с температурой все-таки поваляться в кровати, а не доделывать несрочные задачи, приклеив себя к стулу скотчем (дабы не упасть). Удаленная работа — это все еще работа, в которой есть срочные задачи, планы, но и право человека на отдых — тоже есть.

8. Расставьте новые акценты в цикле работы с людьми

Удаленный формат работы обязывает пересмотреть свои привычные подходы к управлению командой. Так, теперь при подборе новичков нужно дополнительно оценивать не только их профессиональные качества — например, каков специалист как python программист, но и готовность работать именно в формате ремоута (удаленно, гибко, с высокой степенью самоконтроля). Уделить особенное внимание поддержке во время адаптации. Следить за спадами мотивации (что непросто даже в одном офисе — не говоря уже о расстоянии). Проводить митинги с командой и каждым ее участником (онлайн и офлайн). Следить за тем, чтобы у людей были необходимые ресурсы (в том числе организовывать обучение).

Построить продуктивную работу удаленно можно только с мотивированными, ответственными и самоорганизованными людьми. Которые разделяют ваши ценности и которым интересны задачи. Тогда им достаточно знать цель. А выбрать пути ее достижения они могут и сами — и вы обязательно встретитесь на финише, причем прибудете туда, как ни удивительно, одновременно.