Деловая переписка. Что по мессенджерам?

Любые здоровые отношения - это о правильной дистанции и заботе.

С коммуникацией, особенно письменной, все обстоит точно так же - никаких вторжений и надругательств над личными границами. Электронная почта — самое экологичное пространство. Мессенджеры в соцсетях — площадка для персональных диалогов. Телефонный звонок — это вообще все равно что без спросу запрыгнуть к человеку на коленки.

1. Поэтому первое правило бойцовского клуба (с) - всегда спрашивай, какой канал связи самый комфортный. 

2. Не стоит писать незнакомцам в WhatsApp и Telegram - есть такая мысль, да. Эти мессенджеры привязаны к номеру телефона, а значит ассоциируются с личным пространством.

И я бы рада согласиться, но не могу, потому что на диалогах в телеграме держится половина отечественного рекрутинга. Писать все-таки можно и нужно. Просто важно, КАК вы это делаете (о том КАК - чуууть позже в заметке). В Facebook все обстоит теплее. Добавляешь незнакомого человека, представляешься, озвучиваешь запрос/предложение - и поехали. Плюс в FB есть разные профессиональные группы, поэтому не будет странно, если вы постучитесь с запросом по какому-либо профессиональному поводу.

Впрочем, здесь тоже можно спорить - потому что, например, в Штатах или Израиле вторжение в FB могут и не понять. С этой точки зрения, самой правильной площадкой для элегантного нетворка остается LinkedIn.

3. Отсюда еще один важный момент - учитывать контекст. Если понимаешь, кому и зачем пишешь, сразу ясно, где уместно начать диалог.

4. Первое сообщение должно быть кратким и по делу. Если получается много букв и приходится делить на абзацы - лучше идти в почту. Необузданный поток сознания и длинные сообщения в мессенджерах выглядят стремно.

5. И да, вероятно, вас читают с экрана смартфона, поэтому лучше убрать весь мусор - реверансы, вежливые прелюдии, длинные приветствия и слишком детальные описания.
Все эти “привет, как дела?”, “надеюсь, у вас продуктивная неделя”, “ можно задать вопрос?” «хочу озвучить предложение» - в топку. А еще не рассыпайтесь в благодарностях - 2 “спасибо” в одно сообщение и хватит.

6. Чем писать, почему вы классный, лучше напишите в чем ваша польза. Обороты вроде “вижу много поводов для сотрудничества”, “вижу много совпадений, поэтому предлагаю. . ” - не работают. Потому что:

• не факт, что собеседник видит эти совпадения.
• не факт, что ему вообще интересно сотрудничество.

Лучший сценарий: рассказать в фактах/цифрах, как и чем вы можете пригодиться, а в финале сообщения просто спросить, насколько это все актуально. Если можете чем-нибудь поделиться (скидка, промокод, билет на крутую конференцию, эстимейт по рынку, консультация, знакомство с классным специалистом) - вообще бинго.

7. Ваши эмоции и отношение к чему-либо тоже не особо интересны. Важно, чтобы сообщение было:

• Конкретным: легко понять, что именно вы хотите от получателя.
• Детальным: есть точная дата и место встречи, тема нужного письма, имя файла или ссылка на файл.
• Лаконичным: чтобы читателю не пришлось тратить время на лишние детали (писать коротко - не значит сухо. Писать коротко - значит с уважением относиться ко времени собеседника).
  

Например, из свеженького:

“Выглядит хорошо, но может стоит чуть изменить шрифты” “Видели саммари? Хочется расширить”
“Смотрите какая клевая рассылка у ребят! Хотелось бы прийти к похожему визуалу”. (Это задача? Нужно что-то ответить? Кто-то должен взять на себя инициативу? Если да, то кто?)

Куда понятнее: “Команда, глядите, как хорошо сверстали! Маша, можешь запилить нам похожий стиль для мартовской рассылки? Вот ссылка на текстовый документ:. . . Вот папка с изображениями и референсами:. . . Если поставим срок до пятницы (21. 03) - успеешь?"

8. Аккуратнее с аббревиатурами и сокращениями - ИМХО, ЛОЛ, ОМГ, Пжлст, Нзчт, Сэнкс, Айс. Подобный выпендреж не всегда комфортен для собеседника, а иногда вообще затрудняет чтение. Плюс всякие “ИМХО, ЛОЛЫ” сразу уводят переписку в неформальщину - это не всегда уместно.  

Кстати, аббревиатуры чаще встречаются в англоязычных диалогах. И не всегда это уже знакомые ASAP и FYI. Вот небольшая шпаргалка:
gl (good luck) — удачи
gb (good bye) — пока
afaik (as far as I know) — насколько я знаю
btw (by the way) — кстати
brb (be right back) — скоро вернусь
cul (see you later) — увидимся позже
ttyl (talk to you later) — напишу позже
tia (thanks in advance) — спасибо заранее
lol (laugh out loud) — смеюсь вголос
jk (just kidding) — просто шучу
np (no problem) — без проблем

9. Отвечайте на просьбы в чате с толком. “ Сделаю”, “принято”, “услышал” - не вариант . Куда более обнадеживающе: “будет готово в среду (5. 05), к 14. 00” или “смогу включиться в задачу с 16. 00”. Цитируйте текст оригинального сообщения или используйте функцию "ответить".

10. Смайлы в мессенджерах: вполне уместно. Но присмотритесь - если ваш собеседник не употребляет в сообщении (rocket) (mooning) (rock) (cocktail), тут лучше не увлекаться.

11. Вообще, присматриваться и подстраиваться - хорошая практика . Причем, не из манипулятивных соображений, а заботы ради - сделать так, чтобы всем было удобно в диалоге, и заодно сэкономить время на ненужных разъяснениях. Например, если человек пишет легким и неформальным слогом, отправляет короткие сообщения - как только мысль оформилась, можно отвечать в том же духе. Но если собеседник предпочитает объемные и цельные сообщения, то есть вероятность порядочно его пробесить беспорядочным флудом. И да, писатьпоодномусловусильнонекруто.

12. В мессенджерах лучше обсуждать поточные вопросы. Для серьезных задач и принятия решений существуют личные встречи, переговоры и звонки.

13. Дайте чату имя, если это групповая переписка. Так всем будет удобнее найти переписку и вернуться в полилог. Вроде очевидно, но в общем чате стоит делиться информацией, которая важна для всех участников. Если должны знать все, но сообщение адресовано конкретному человеку - укажите имя и тэгните @.

14. Прежде чем познакомить людей в общем чате, сначала нужно согласовать этот момент с каждым по-отдельности. И только так.

15. Если обсуждение ведется в мессенджере - результаты нужно дублировать в почту. Таким образом, все итоги диалога будут в доступе + дубль в почте помогает синхронизироваться с собеседником в понимании задач.

16. Если отменяете встречу или срочные договоренности - нельзя полагаться на мессенджер. Не всегда получается отреагировать на уведомления - лучше созвониться, особенно если в запасе мало времени.

17. Лучше не писать в нерабочее время. Кстати, не всегда команда может себе позволить не отвечать на сообщения руководства в мессенджере. В нерабочее время можно решать только экстренные вопросы.

Вообще, особенность цифрового этикета в том, что любое правило можно объяснить не только принципами взаимного уважения, но и технологическими особенностями. Например, отправлять письма счастья в ночь не ок, потому что у большинства людей на смартфонах пиликают уведомления, и если, засыпая, человек услышит звук сообщения - очень вероятно, что он потянется за телефоном (сужу по себе, да).

И нет, люди не обязаны эти самые уведомления отключать.

*На заметку: в Telegram есть заботливая функция “silent notification” (такой перечеркнутый колокольчик).

Чтобы отправить такое сообщение, нужно нажать на кнопку отправки и удерживать ее, пока не появится всплывающее окно с активацией беззвучного режима. Такие уведомление помечены специальным значком, чтобы собеседник мог почувствовать вашу заботоньку.

18. Пока мы делаем дела, сообщение может потеряться - в замьюченных каналах и других переписках. Чтобы подстраховаться, можно:

• пометить сообщение непрочитанным (эта функция есть в любом мессенджере).
• закрепить сообщение сверху.

19. Иногда бывает, что человек онлайн, прочел сообщение, но не отвечает - это его право, ребята. Не надо забрасывать сверху записками.

А еще в настройках мессенджера можно настроить приватность таким образом, чтобы другие пользователи не видели время вашей последней активности и отметку “прочитано” в сообщениях. Вообще, мессенджеры придумали для того, чтобы общаться быстро и просто. Если видите, что переписка становится томной и больше мозолит, чем помогает решать вопросы - идите в оффлайн. Попробуйте договориться о телефонном разговоре или простом человеческом общении за обедом.

Толку от правил мало, если на деле они не упрощают нам жизнь.

И напоследок: САМИ СЛУШАЙТЕ СВОИ АУДИОСООБЩЕНИЯ (с).
автор: Злоя Борщ