Деловая переписка. Что по мессенджерам?

Twitter
Linkedin
Facebook
Telegram

Любые здоровые отношения - это о правильной дистанции и заботе

Команда Развитие Тренды Копирайтинг Культура
Деловая переписка. Что по мессенджерам?

Любые здоровые отношения - это о правильной дистанции и заботе.


С коммуникацией, особенно письменной, все обстоит точно так же - никаких вторжений и надругательств над личными границами. Электронная почта — самое экологичное пространство. Мессенджеры в соцсетях — площадка для персональных диалогов. Телефонный звонок — это вообще все равно что без спросу запрыгнуть к человеку на коленки.


1. Поэтому первое правило бойцовского клуба (с) - всегда спрашивай, какой канал связи самый комфортный. 2. Не стоит писать незнакомцам в WhatsApp и Telegram - есть такая мысль, да. Эти мессенджеры привязаны к номеру телефона, а значит ассоциируются с личным пространством.


И я бы рада согласиться, но не могу, потому что на диалогах в телеграме держится половина отечественного рекрутинга. Писать все-таки можно и нужно. Просто важно, КАК вы это делаете (о том КАК - чуууть позже в заметке). В Facebook все обстоит теплее. Добавляешь незнакомого человека, представляешься, озвучиваешь запрос/предложение - и поехали. Плюс в FB есть разные профессиональные группы, поэтому не будет странно, если вы постучитесь с запросом по какому-либо профессиональному поводу.


Впрочем, здесь тоже можно спорить - потому что, например, в Штатах или Израиле вторжение в FB могут и не понять. С этой точки зрения, самой правильной площадкой для элегантного нетворка остается LinkedIn.

3. Отсюда еще один важный момент - учитывать контекст. Если понимаешь, кому и зачем пишешь, сразу ясно, где уместно начать диалог.


4. Первое сообщение должно быть кратким и по делу. Если получается много букв и приходится делить на абзацы - лучше идти в почту. Необузданный поток сознания и длинные сообщения в мессенджерах выглядят стремно.

5. И да, вероятно, вас читают с экрана смартфона, поэтому лучше убрать весь мусор - реверансы, вежливые прелюдии, длинные приветствия и слишком детальные описания.
Все эти “привет, как дела?”, “надеюсь, у вас продуктивная неделя”, “ можно задать вопрос?” «хочу озвучить предложение» - в топку. А еще не рассыпайтесь в благодарностях - 2 “спасибо” в одно сообщение и хватит.


6. Чем писать, почему вы классный, лучше напишите в чем ваша польза. Обороты вроде “вижу много поводов для сотрудничества”, “вижу много совпадений, поэтому предлагаю. . ” - не работают. Потому что:

  • не факт, что собеседник видит эти совпадения.
  • не факт, что ему вообще интересно сотрудничество.

Лучший сценарий: рассказать в фактах/цифрах, как и чем вы можете пригодиться, а в финале сообщения просто спросить, насколько это все актуально. Если можете чем-нибудь поделиться (скидка, промокод, билет на крутую конференцию, эстимейт по рынку, консультация, знакомство с классным специалистом) - вообще бинго.


7. Ваши эмоции и отношение к чему-либо тоже не особо интересны. Важно, чтобы сообщение было:

  • Конкретным: легко понять, что именно вы хотите от получателя.
  • Детальным: есть точная дата и место встречи, тема нужного письма, имя файла или ссылка на файл.
  • Лаконичным: чтобы читателю не пришлось тратить время на лишние детали (писать коротко - не значит сухо. Писать коротко - значит с уважением относиться ко времени собеседника).




Например, из свеженького:
“Выглядит хорошо, но может стоит чуть изменить шрифты” “Видели саммари? Хочется расширить”
“Смотрите какая клевая рассылка у ребят! Хотелось бы прийти к похожему визуалу”. (Это задача? Нужно что-то ответить? Кто-то должен взять на себя инициативу? Если да, то кто?)


Куда понятнее: “Команда, глядите, как хорошо сверстали! Маша, можешь запилить нам похожий стиль для мартовской рассылки? Вот ссылка на текстовый документ:. . . Вот папка с изображениями и референсами:. . . Если поставим срок до пятницы (21. 03) - успеешь?". .
8. Аккуратнее с аббревиатурами и сокращениями - ИМХО, ЛОЛ, ОМГ, Пжлст, Нзчт, Сэнкс, Айс. Подобный выпендреж не всегда комфортен для собеседника, а иногда вообще затрудняет чтение. Плюс всякие “ИМХО, ЛОЛЫ” сразу уводят переписку в неформальщину - это не всегда уместно.


Кстати, аббревиатуры чаще встречаются в англоязычных диалогах. И не всегда это уже знакомые ASAP и FYI. Вот небольшая шпаргалка:gl (good luck) — удачиgb (good bye) — покаafaik (as far as I know) — насколько я знаюbtw (by the way) — кстатиbrb (be right back) — скоро вернусьcul (see you later) — увидимся позжеttyl (talk to you later) — напишу позжеtia (thanks in advance) — спасибо заранееlol (laugh out loud) — смеюсь вголосjk (just kidding) — просто шучуnp (no problem) — без проблем 9. Отвечайте на просьбы в чате с толком. Сделаю”, “принято”, “услышал” - не вариант . Куда более обнадеживающе: “будет готово в среду (5. 05), к 14. 00” или “смогу включиться в задачу с 16. 00”. Цитируйте текст оригинального сообщения или используйте функцию "ответить".






10. Смайлы в мессенджерах: вполне уместно. Но присмотритесь - если ваш собеседник не употребляет в сообщении (rocket) (mooning) (rock) (cocktail), тут лучше не увлекаться.


Деловая переписка. Что по мессенджерам?


11. Вообще, присматриваться и подстраиваться - хорошая практика . Причем, не из манипулятивных соображений, а заботы ради - сделать так, чтобы всем было удобно в диалоге, и заодно сэкономить время на ненужных разъяснениях. Например, если человек пишет легким и неформальным слогом, отправляет короткие сообщения - как только мысль оформилась, можно отвечать в том же духе. Но если собеседник предпочитает объемные и цельные сообщения, то есть вероятность порядочно его пробесить беспорядочным флудом. И да, писатьпоодномусловусильнонекруто 12. В мессенджерах лучше обсуждать поточные вопросы. Для серьезных задач и принятия решений существуют личные встречи, переговоры и звонки.


13. Дайте чату имя, если это групповая переписка. Так всем будет удобнее найти переписку и вернуться в полилог. Вроде очевидно, но в общем чате стоит делиться информацией, которая важна для всех участников. Если должны знать все, но сообщение адресовано конкретному человеку - укажите имя и тэгните @.

14. Прежде чем познакомить людей в общем чате, сначала нужно согласовать этот момент с каждым по-отдельности. И только так.






15. Если обсуждение ведется в мессенджере - результаты нужно дублировать в почту. Таким образом, все итоги диалога будут в доступе + дубль в почте помогает синхронизироваться с собеседником в понимании задач.


16. Если отменяете встречу или срочные договоренности - нельзя полагаться на мессенджер. Не всегда получается отреагировать на уведомления - лучше созвониться, особенно если в запасе мало времени.






17. Лучше не писать в нерабочее время. Кстати, не всегда команда может себе позволить не отвечать на сообщения руководства в мессенджере. В нерабочее время можно решать только экстренные вопросы.


Вообще, особенность цифрового этикета в том, что любое правило можно объяснить не только принципами взаимного уважения, но и технологическими особенностями. Например, отправлять письма счастья в ночь не ок, потому что у большинства людей на смартфонах пиликают уведомления, и если, засыпая, человек услышит звук сообщения - очень вероятно, что он потянется за телефоном (сужу по себе, да).


И нет, люди не обязаны эти самые уведомления отключать.



*На заметку: в Telegram есть заботливая функция “silent notification” (такой перечеркнутый колокольчик).


Деловая переписка. Что по мессенджерам?

Чтобы отправить такое сообщение, нужно нажать на кнопку отправки и удерживать ее, пока не появится всплывающее окно с активацией беззвучного режима. Такие уведомление помечены специальным значком, чтобы собеседник мог почувствовать вашу заботоньку.




18. Пока мы делаем дела, сообщение может потеряться - в замьюченных каналах и других переписках. Чтобы подстраховаться, можно:

  • пометить сообщение непрочитанным (эта функция есть в любом мессенджере).
  • закрепить сообщение сверху.

19. Иногда бывает, что человек онлайн, прочел сообщение, но не отвечает - это его право, ребята. Не надо забрасывать сверху записками.


А еще в настройках мессенджера можно настроить приватность таким образом, чтобы другие пользователи не видели время вашей последней активности и отметку “прочитано” в сообщениях. Вообще, мессенджеры придумали для того, чтобы общаться быстро и просто. Если видите, что переписка становится томной и больше мозолит, чем помогает решать вопросы - идите в оффлайн. Попробуйте договориться о телефонном разговоре или простом человеческом общении за обедом.


Толку от правил мало, если на деле они не упрощают нам жизнь.

Деловая переписка. Что по мессенджерам?


И напоследок: САМИ СЛУШАЙТЕ СВОИ АУДИОСООБЩЕНИЯ (с).
автор: Злоя Борщ

Инфо
Автор: INDIGO Tech Recruiters
1679 Просмотров
13.03.2020
Похожие статьи
Как создать успешный HR-бренд. Опыт General Electric, Netflix, Google
Как компании выживают в условиях всё большей ориентации рынка труда на кандидатов?Это особенно актуально в отношении технических специалистов - например, сильный java раз..
6 способов сделать свою компанию максимально приятным местом для работы
По результатам опроса на ДОУ, IT-специалисты высоко ценят профессиональный рост. Именно ради него 54% опрошенных выбрали сферу IT..
Добро ли пожаловал: чек-лист для «правильной» адаптации новичков
Как помочь человеку пройти тернистый путь ньюкамера, быстрее влиться в команду и выйти на нужный уровень продуктивности? Рекрутинговое агентство Indigo подготовило удобны..
От продактов и дизайнеров до back-end, QA и девопсов: как Киевстар развивает у себя команды для создания IT продуктов. Интервью с СРО Киевстар Михаилом Нестором
IT и Product направление в Украине развивается и растет постоянно. А в Киевстар решили развивать его внутри..
Прожить 6 месяцев без зарплаты: главный аналитик HUG’s рассказал о грамотном инвестировании
Финансовая грамотность — тот скилл, которого часто не хватает даже опытным профессионалам в своем деле. Мы поговорили о ней с главным аналитиком робоэдвайзера HUG'S Арте..
Обзор зарплат Product Roles в украинских IT компаниях
СЕО Екатерина Осадчук и команда INDIGO Tech Recruiters провели обзор заработных плат для Product Roles в IT. Напомним, что ежегодно мы выпускаем обзор заработных плат C-L..
На ремоуте до конца 2020: как «тимбилдиться» онлайн
Позумиться, списаться, включить камеру, выключить микрофон — будем откровенны, многие порядком устали от удаленки и хотят простого офисного «пойдем на кофе?». Но условия ..
Как украинский IT-бизнес адаптируется к «карантинному» рынку: результаты опроса
Карантин и экономическая встряска усложнили работу всех отраслей и не обошли стороной IT-рынок..
«Высокий потенциал у финтех-решений, которые «откусывают» функции классических банков»: интервью с сооснователем YayPay Евгением Выборовым
Финтех — привлекательный рынок для стартапов, учитывая темпы трансформации сферы финансов
"Важно делать хорошо то, что делаешь" - диалог с Артуром Михно, со-основателем Work.ua
Нам в Indigo стало интересно, что происходит с HR-Tech сферой в Украине
«In diversity we trust»: интервью с Максом Ковалем, head of operations Djinni.co
Привлекать IT-таланты, учитывая конкуренцию за них, сложно. Привлекать их быстро — задачка из разряда «найти Святой Грааль до ближайшего четверга». Благо есть продукты и ..
“Мы стараемся сделать рекрутинг предсказуемым” - диалог с WeelWork
WeelWork - это платформа для работы с фриланс-рекрутерами и рекрутинговыми агентствами. Запустилась она в октябре 2019 - буквально месяц назад..
«Наши руководители тратят около 30% своего времени на поиск талантов»: интервью с Максимом Штепой, СЕО SocialTech
По опыту Indigo, один из ключей к качеству рекрутинга — в диалоге сторон. Поэтому мы решили подготовить серию интервью с СЕО компаний, команды которых помогаем усилить I..
ЗОЖ для офисного планктона: как поощрить заботу о здоровье в коллективе, и не облажаться
В СНГ отношение к проблемам со здоровьем - всегда “внезапно”. Рак, гипертонический криз и позвоночная грыжа наступают как снег для коммунальных служб зимой. Но все эти бо..
«Философия очень проста: не владей, а имей»: Максим Соловьев, основатель sharing economy сервисов Carbar и Apple4Teams
Команда Indigo Tech Recruiters узнала у фаундера – Максима Соловьева, чем выгодны такие решения, как оценить благонадежность потенциального клиента по его социальному кап..