Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума

2 месяца назад ко мне пришел любимый брат и создатель агентства RelocateMe Андрей Стеценко, ипредложил создать для IT-рекрутеров Украины мероприятие, которого раньше не было. Что-то международное, некоммерческое и антиконференционное. Тогда это звучало утопично, но возбуждающе.

В итоге 19 июня 2015 года состоялась первая в мире (в мире, Карл!!!) #TRUKiev антиконференция для IT-рекрутеров. 8 стран (Украина, Великобритания, Нидерланды, Израиль, США, Германия, Россия, Беларусь), 101 участник с совокупным опытом в IT-рекрутинге 452 года.

Отдельное спасибо Биллу Боорману, глобальному организатору TRU unconference, который поддержал наше начинание. Для справки: антиконференция (unconference) — свободное пространство для общения профессионалов без презентаций, докладов и бейджей. Только живое общение и обмен опытом.

Хочу поделиться своими организаторскими выводами.

СПОНСОРЫ

Поиск спонсоров — та еще головная боль, требующая терпения и времени. Мы с Андреем по очереди психовали и собирались провести TRUKiev за счет бюджета Indigo и RelocateMe. Но терпение и труд все переTRUт?

Повод для гордости: #TRUKiev все-таки состоялся благодаря:

• Indigo
• RelocateMe
• CNA International
• Work.ua
• Dopomoga
• DAXX
• UkrStream

Горький опыт:

• Выделите на поиск спонсоров минимум 3 месяца. Выходите на ЛПР (лиц принимающих решения), а не ассистентов маркетологов или рядовых рекрутеров, которые обещают передать ваше предложение дальше.
• Уже в начале поиска подготовьте нужны пакет документов. Иначе спонсор созреет, а вы еще неделю будете готовить бумажки (коммерческое предложение для спонсоров на русском и английском (“мы же в ИТ”), договор о спонсорстве и акты выполненных работ)
• Смотрите шире. Мы почему-то думали, что крупные IT-аутсорсеры с широкими бюджетными карманами — это наша целевая аудитория. Но оказалось, что более гибким, открытым и инновационным оказался небольшой бизнес.

Так что еще раз спасибо спонсорам TRUKiev за готовность поддержать незнакомый формат и развивать IT-рекрутинг Украины.

УЧАСТНИКИ

Повод для гордости:Я считаю, у нас были самые лучшие участники. Правда, пришлось делать ручную пре-модерацию, сформировать листы ожидания, не пустить парочку рекламных агентов и отказать 38желающим, которые или поздно зарегистрировались, или были совсем джуникам.

Горький опыт:
Регистрация… Для меня это был ад! Взволнованные рекрутеры — народ опасный.
Кого-то пропустили, кто-то указал неправильные контакты, кому-то не ответили в течение 1 рабочего дня. Куча времени ушло на стыковки, информирование, ответы на вопросы.

КОНТЕНТ

Тут сплошной повод для гордости. Считаю, мы все сделали правильно.

Формированием контента занимался Андрей. Он убедился, что трек-лидеры готовы к выступлениям, есть четкая структура разговора и уникальная точка зрения на заданную тему.

Сначала Андрей промониторил, о чем говорят рекрутеры мира. Оказалось, в большинстве их волнуют те же темы, что и рекрутеров Украины:

• Будущее / тренды IT рекрутинга
  
• Выживут ли рекрутинговые агентства
• Сорсинг, как отдельное направление рекрутинга
• Тонкости сорсинга и построение команд ресерчеров
• Черная магия в сорсинге и скрытые ресурсы для поиска талантов
• Visual Sourcing — ценность фото/видео в поиске талантов
• Мобильные девайсы на страже рекрутинга
• Social media в помощь рекрутеру
• Employer branding — личный бренд рекрутера
• Инструменты в работе рекрутера, автоматизация процесса, CRM
• Работа с рекомендациями
• Искусство e-mail переписки
• Автоответ— инструмент рекрутера
• Метрики в рекрутинге
• Кто такой «выдающийся» рекрутер
• Что взять из продаж и управления проектами

Мы создали общий скайп-чат и предложили трек-лидерам эти темы с парочкой вбросов на локальные проблемы.

За неделю до мероприятия мы еще раз проговорили с каждым трек-лидером его тему и были абсолютно спокойны, что все докладчики подготовлены.

ВНИМАНИЕ К ДЕТАЛЯМ

Об этом говорят все опытные организаторы. Мелочи делают конференции. Точнее, в организации конференций мелочей не бывает. Начиная с того, будут ли бейджики на одной или двух веревочках, вкусный ли будет кофе, быстрый ли интернет, и насколько приветливо вам улыбнулись на регистрации.

Повод для гордости:

• Кофе-брейки по-летнему с мороженым и черешней-клубникой (по отзывам всем понравилось)
• Милые няшности типа музея рекрутинга и легенды про Машу и джависта

• Плакаты с дурацкими вопросами рекрутеров “Кем вы видите себя через 5 лет” или “Если бы вы сами у себя проводили собеседование, то какой вопрос бы задали”. Участники с удовольствием отвечали и постили ответы в соцсетях.

• Дои После TRUKiev видео от организаторов набрали порядка 700 просмотров и добавили ажиотажа.

Горький опыт:

• Не сразу поняли, что кофе-машина шумит и мешает трекам в одном из залов. Так что вынуждены были выключать ее между кофе-брейками.
• Не поставили четкую задачу фотографу, какие ракурсы — must have, и поэтому собирали с чужих страниц нужные фотки для пострелиза.

САЙТ

Повод для гордости:
Не экономьте на дизайне. Как людей мы оцениваем по одежке, так будущий ивент — по сайту.

Горький опыт:
Из 7 недель подготовки 3, 5 недели съела разработка сайта. Хотелось стартануть идеально, поэтому ждали до последнего. Хотя в это время уже могли анонсировать TRUKiev и, что еще более важно, искать спонсоров.

Плюс из экономии мы решили отказаться от удобной админки. Поэтому все дополнения (новые спонсоры, трек-лидеры, найденные опечатки или более классные формулировки) заводились через программиста. Это мешало оперативности и напрягало спонсоров, которые сразу после оплаты хотели видеть себя размещенными среди других партнеров TRUKiev.

SMM

Повод для гордости:
Правильный хэштег — наше все в современном мире. Он должен быть коротким и понятным. Лично я была на ивентах, когда при всем желании мне было непонятно, как тегировать происходящее. Название было такое длинное, или такое мудреное, что я путала буквы или последовательность слов.

Мы выбрали #trukiev и сразу вынесли название хештега в дизайн логотипа.

Горький опыт:
Вот на что нас уже не хватило (и я считаю это большим минусом), так это на информационный шум в социальных сетях До, Во время и После мероприятия. В следующий раз посажу специально обученного человечка, который будет активно постить в сети происходящее и вылавливать хэштеги ивента в твиттере, фейсбуке и вконтакте.

DAY-OFF

Создание ивентов — дело нервное и полное форс-мажоров. Так получилось, что роль мадам Цербер в команде организаторов выпала мне. Поэтому, когда закончились все афтеафтепати, отлайкались финальные комменты, и последние гости были посажены на поезд, на меня свалилась вся усталость мира.

И вот тут важно дать себе и команде парочку выходных дней, чтобы насладиться этим сладким состоянием “Мы сделали это!”

ВЫВОДЫ

• в подготовке мероприятий мелочей не бывает
• готовьте сани спонсоров с лета
• советуйтесь с другими организаторами (мне помог опыт Влада Флакса, Андрея Николоваи Дениса Каланова)
• воспитывайте своих спикеров и несите ответственность за контент
• благодарите всех-всех-всех, кто помог вашей мечте воплотиться в жизнь

Как джуниор организатор, буду рада конструктивной критике и вашим рецептам успешных ивентов.