Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума

Twitter
Linkedin
Facebook
Telegram

2 месяца назад ко мне пришел любимый брат и создатель агентства RelocateMe Андрей Стеценко, ипредложил создать для IT-рекрутеров Украины мероприятие, которого раньше не было. Что-то международное, некоммерческое и антиконференционное

IT Рекрутинг Стратегия Развитие Досуг
Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума


2 месяца назад ко мне пришел любимый брат и создатель агентства RelocateMe Андрей Стеценко, ипредложил создать для IT-рекрутеров Украины мероприятие, которого раньше не было. Что-то международное, некоммерческое и антиконференционное. Тогда это звучало утопично, но возбуждающе.


В итоге 19 июня 2015 года состоялась первая в мире (в мире, Карл!!!) #TRUKiev антиконференция для IT-рекрутеров. 8 стран (Украина, Великобритания, Нидерланды, Израиль, США, Германия, Россия, Беларусь), 101 участник с совокупным опытом в IT-рекрутинге 452 года.


Отдельное спасибо Биллу Боорману, глобальному организатору TRU unconference, который поддержал наше начинание. Для справки:антиконференция (unconference) — свободное пространство для общения профессионалов без презентаций, докладов и бейджей. Только живое общение и обмен опытом.


Хочу поделиться своими организаторскими выводами.


СПОНСОРЫ

Поиск спонсоров — та ещеголовная боль, требующая терпения и времени. Мы с Андреем по очереди психовали и собирались провести TRUKiev за счет бюджета Indigoи RelocateMe. Но терпение и труд все переTRUт?


Повод для гордости:#TRUKiev все-таки состоялся благодаря:

  • Indigo
  • RelocateMe
  • CNA International
  • Work.ua
  • Dopomoga
  • DAXX
  • UkrStream

Горький опыт:

  • Выделите на поиск спонсоров минимум 3 месяца. Выходите на ЛПР (лиц принимающих решения), а не ассистентов маркетологов или рядовых рекрутеров, которые обещают передать ваше предложение дальше.
  • Уже в начале поиска подготовьте нужны пакет документов. Иначе спонсор созреет, а вы еще неделю будете готовить бумажки (коммерческое предложение для спонсоров на русском и английском (“мы же в ИТ”), договор о спонсорстве иакты выполненных работ)
  • Смотрите шире. Мы почему-то думали, что крупные IT-аутсорсеры с широкими бюджетными карманами — это наша целевая аудитория. Но оказалось, что более гибким, открытым и инновационным оказался небольшой бизнес.

Так что еще раз спасибо спонсорам TRUKiev за готовность поддержать незнакомый формат и развивать IT-рекрутинг Украины.


УЧАСТНИКИ

Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума


Повод для гордости:Я считаю, у нас были самые лучшие участники. Правда, пришлось делать ручную пре-модерацию, сформировать листы ожидания, не пустить парочку рекламных агентов и отказать38желающим, которые илипоздно зарегистрировались, или были совсем джуникам.


Горький опыт:
Регистрация… Для меня это был ад?Взволнованные рекрутеры — народ опасный.


Кого-то пропустили, кто-то указал неправильные контакты, кому-то не ответили в течение 1 рабочего дня. Куча времени ушло на стыковки, информирование, ответы на вопросы.


КОНТЕНТ

Тут сплошной повод для гордости. ?Считаю, мы все сделали правильно.


Формированием контента занимался Андрей. Онубедился, что трек-лидеры готовы к выступлениям, есть четкая структура разговора и уникальная точка зрения на заданную тему.


Сначала Андрей промониторил, о чем говорят рекрутеры мира. Оказалось, в большинстве их волнуют те же темы, что и рекрутеров Украины:

  • 

Будущее / тренды IT рекрутинга
  • Выживут ли рекрутинговые агентства
  • Сорсинг, как отдельное направление рекрутинга
  • Тонкости сорсинга и построение команд ресерчеров
  • Черная магия в сорсинге и скрытые ресурсы для поиска талантов
  • Visual Sourcing — ценность фото/видео в поиске талантов
  • Мобильные девайсы на страже рекрутинга
  • Social media в помощь рекрутеру
  • Employer branding
 — личный бренд рекрутера
  • Инструментыв работе рекрутера, автоматизация процесса, CRM
  • Работа срекомендациями
  • 
Искусство e-mail переписки
  • Автоответ— инструмент рекрутера
  • Метрики в рекрутинге
  • Кто такой «выдающийся» рекрутер
  • Что взять из продаж и управления проектами

Мы создали общий скайп-чат и предложили трек-лидерам эти темы с парочкой вбросов на локальные проблемы.


За неделю до мероприятия мы еще раз проговорили с каждым трек-лидером его тему и были абсолютно спокойны, что все докладчики подготовлены.


ВНИМАНИЕ К ДЕТАЛЯМ

Об этом говорят все опытные организаторы. Мелочи делают конференции. Точнее, в организации конференций мелочей не бывает. Начиная с того, будут ли бейджики на одной или двух веревочках, вкусный ли будет кофе, быстрый ли интернет, и насколько приветливо вам улыбнулись на регистрации.


Повод для гордости:

  • Кофе-брейки по-летнему с мороженым и черешней-клубникой (по отзывам всем понравилось)
  • Милые няшности типа музея рекрутинга и легендыпро Машуи джависта
Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума
  • Плакаты с дурацкими вопросами рекрутеров “Кем вы видите себя через 5 лет” или “Если бы вы сами у себя проводили собеседование, то какой вопрос бы задали”. Участники с удовольствием отвечали и постили ответы в соцсетях.
Как за 7 недель организовать международную конференцию и не сойти с ума


  • Дои ПослеTRUKiev видео от организаторов набрали порядка 700 просмотров и добавили ажиотажа?

Горький опыт:

  • Не сразу поняли, что кофе-машина шумит и мешает трекам в одном из залов. Так что вынуждены были выключать ее между кофе-брейками.
  • Не поставили четкую задачу фотографу, какие ракурсы — must have, и поэтому собирали с чужих страниц нужные фотки для пострелиза.


САЙТ

Повод для гордости:
Не экономьте на дизайне. Как людей мы оцениваем по одежке, так будущий ивент — по сайту.


Горький опыт:Из 7 недель подготовки 3, 5 недели съела разработка сайта. Хотелось стартануть идеально, поэтому ждали до последнего. Хотя в это время уже могли анонсировать TRUKievи, что еще более важно, искать спонсоров.


Плюс из экономии мы решили отказаться от удобной админки. Поэтому все дополнения (новые спонсоры, трек-лидеры, найденные опечатки или более классные формулировки) заводились через программиста. Это мешало оперативности и напрягало спонсоров, которые сразу после оплаты хотели видеть себя размещенными среди других партнеров TRUKiev.


SMM

Повод для гордости:Правильный хэштег — наше все в современном мире. Он должен быть коротким и понятным. Лично я была на ивентах, когда при всем желании мне было непонятно, как тегировать происходящее. Название было такое длинное, или такое мудреное, что я путала буквы или последовательность слов.


Мы выбрали #trukiev и сразу вынесли название хештега в дизайн логотипа.


Горький опыт:
Вот на что нас уже не хватило (и я считаю это большим минусом), так это на информационный шум в социальных сетях До, Во время и После мероприятия. В следующий раз посажу специально обученного человечка, который будет активно постить в сети происходящее и вылавливать хэштеги ивента в твиттере, фейсбуке и вконтакте.


DAY-OFF

Создание ивентов — дело нервное и полное форс-мажоров. Так получилось, что роль мадам Цербер в команде организаторов выпала мне. Поэтому, когда закончились все афтеафтепати, отлайкались финальные комменты, и последние гости были посажены на поезд, на меня свалилась вся усталость мира.


И вот тут важно дать себе и команде парочку выходных дней, чтобы насладиться этим сладким состоянием “Мы сделали это!”

ВЫВОДЫ

  • в подготовке мероприятий мелочей не бывает
  • готовьтесаниспонсоров с лета
  • советуйтесь с другими организаторами (мне помог опыт Влада Флакса, Андрея Николоваи Дениса Каланова)
  • воспитывайте своих спикеров и несите ответственность за контент
  • благодарите всех-всех-всех, кто помог вашей мечте воплотиться в жизнь?

Как джуниор организатор, буду рада конструктивной критике и вашим рецептам успешных ивентов.


Инфо
Автор: INDIGO Tech Recruiters
1356 Просмотров
Категория Рекрутинг
30.06.2015
Похожие статьи
Как создать успешный HR-бренд. Опыт General Electric, Netflix, Google
Как компании выживают в условиях всё большей ориентации рынка труда на кандидатов?Это особенно актуально в отношении технических специалистов - например, сильный java раз..
6 способов сделать свою компанию максимально приятным местом для работы
По результатам опроса на ДОУ, IT-специалисты высоко ценят профессиональный рост. Именно ради него 54% опрошенных выбрали сферу IT..
Обзор уровня заработных плат для C-level на рынке украинского IT по результатам 2019 года
СЕО Екатерина Осадчук и команда Indigo Tech Recruiters провели второй ежегодный обзор заработных плат для C-level в IT. Делимся результатами. Ошибка найма и потеря ключев..
Добро ли пожаловал: чек-лист для «правильной» адаптации новичков
Как помочь человеку пройти тернистый путь ньюкамера, быстрее влиться в команду и выйти на нужный уровень продуктивности? Рекрутинговое агентство Indigo подготовило удобны..
«Твоя личность сливается с твоим стартапом: если все хорошо – и тебя драйвит, если плохо – ты тоже “падаешь”»: интервью с Александром Дятловым, General Manager Ukraine в Very Good Security
Сфера защиты чувствительных данных становится все перспективнее. На каком участке этот «океан» пока голубой? На какие еще ниши обратить внимание стартаперам, чтобы улетет..
От продактов и дизайнеров до back-end, QA и девопсов: как Киевстар развивает у себя команды для создания IT продуктов. Интервью с СРО Киевстар Михаилом Нестором
IT и Product направление в Украине развивается и растет постоянно. А в Киевстар решили развивать его внутри..
Прожить 6 месяцев без зарплаты: главный аналитик HUG’s рассказал о грамотном инвестировании
Финансовая грамотность — тот скилл, которого часто не хватает даже опытным профессионалам в своем деле. Мы поговорили о ней с главным аналитиком робоэдвайзера HUG'S Арте..
Обзор зарплат Product Roles в украинских IT компаниях
СЕО Екатерина Осадчук и команда INDIGO Tech Recruiters провели обзор заработных плат для Product Roles в IT. Напомним, что ежегодно мы выпускаем обзор заработных плат C-L..
Как украинский IT-бизнес адаптируется к «карантинному» рынку: результаты опроса
Карантин и экономическая встряска усложнили работу всех отраслей и не обошли стороной IT-рынок..
«Я не жду от рекрутеров, что они будут ходить с застывшей улыбкой 24/7 и татуировкой “люблю людей”»: интервью с HR Director Ajax Systems Дарьей Назаркиной 
Украинская компания Ajax Systems разрабатывает и изготавливает умные беспроводные системы безопасности, которые покупают в 80+ странах. Бизнес масштабируется, команда быс..
«Высокий потенциал у финтех-решений, которые «откусывают» функции классических банков»: интервью с сооснователем YayPay Евгением Выборовым
Финтех — привлекательный рынок для стартапов, учитывая темпы трансформации сферы финансов
"Важно делать хорошо то, что делаешь" - диалог с Артуром Михно, со-основателем Work.ua
Нам в Indigo стало интересно, что происходит с HR-Tech сферой в Украине
«In diversity we trust»: интервью с Максом Ковалем, head of operations Djinni.co
Привлекать IT-таланты, учитывая конкуренцию за них, сложно. Привлекать их быстро — задачка из разряда «найти Святой Грааль до ближайшего четверга». Благо есть продукты и ..
“Мы стараемся сделать рекрутинг предсказуемым” - диалог с WeelWork
WeelWork - это платформа для работы с фриланс-рекрутерами и рекрутинговыми агентствами. Запустилась она в октябре 2019 - буквально месяц назад..
«Наши руководители тратят около 30% своего времени на поиск талантов»: интервью с Максимом Штепой, СЕО SocialTech
По опыту Indigo, один из ключей к качеству рекрутинга — в диалоге сторон. Поэтому мы решили подготовить серию интервью с СЕО компаний, команды которых помогаем усилить I..